Logo Международный форум «Евразийская экономическая перспектива»
На главную страницу
Новости
Информация о журнале
О главном редакторе
Подписка
Контакты
ЕВРАЗИЙСКИЙ МЕЖДУНАРОДНЫЙ НАУЧНО-АНАЛИТИЧЕСКИЙ ЖУРНАЛ English
Тематика журнала
Текущий номер
Анонс
Список номеров
Найти
Редакционный совет
Редакционная коллегия
Представи- тельства журнала
Правила направления, рецензирования и опубликования
Научные дискуссии
Семинары, конференции
 
 
Проблемы современной экономики, N 2 (30), 2009
ЭКОНОМИКА, УПРАВЛЕНИЕ И УЧЕТ НА ПРЕДПРИЯТИИ
Катанаева М. А.
доцент кафедры управления качеством и математических методов экономики Сибирского государственного технологического университета
кандидат экономических наук


Методические подходы к аудиту менеджмента лесопромышленного предприятия
В работе предложена единая методология аудита интегрированной системы менеджмента (ИСМ), подтверждающая степень интегрированности подсистем и их соответствие международным требованиям. Рассмотрена система комплексной оценки эффективности функционирования ИСМ. Отмечается, что традиционные методы аудита разных систем менеджмента специфичны и не всегда могут подойти для комплексной оценки ИСМ
Ключевые слова: система менеджмента, аудит, эффективность, лесопромышленное предприятие, стратегия

На основе результатов анализа социально-экономических предпосылок и тенденций, сложившихся на мировом и российском лесных рынках, однозначно просматривается стратегия развития системы менеджмента предприятий лесопромышленного комплекса (ЛПК) с целью повышения их конкурентоспособности. Данная стратегия должна быть нацелена на построение интегрированной системы менеджмента (ИСМ) и развитие ее по двум направлениям: универсализации, позволяющей обеспечить превосходство в бизнесе и специализации, учитывающей отраслевую направленность (например, модели FSC). Сочетание этих двух моделей и их интеграция в единую систему позволит обеспечить эффективность и результативность менеджмента предприятий ЛПК за счет повышения конкурентоспособности и качества продукции.
Продолжительная и трудоемкая деятельность по созданию и внедрению ИСМ на предприятиях ЛПК, осуществляемая совместными усилиями собственников и сотрудников, завершается аудитом и оценкой ее соответствия установленным требованиям международных стандартов ИСО 9001, FSC, ИСО 14001, OHSAS 18001 и SA 8000 и экономического эффекта от ее внедрения. Традиционные подходы к аудиту систем менеджмента зависят от выбранной модели и структуры ИСМ, поэтому необходимо определить методику проведения аудита.
Традиционно существует два подхода к проведению аудита ИСМ. Первый — раздельный аудит каждой из проверяемых подсистем ИСМ (качество, экология, охрана труда, лесоуправление, социальные и экономические аспекты). Второй — интегрированный аудит по всем стандартам одновременно. На первом этапе необходимо выбрать, какой именно подход будет использован для аудита ИСМ.
Проведенное исследование выявило следующие особенности:
— наблюдается идентичность структуры, одинаковые подходы и состав объектов лишь у стандартов ИСО 9001, ИСО 14001, OHSAS 18001 и частичное совпадение с SA 8000, которые существенно отличаются от структуры FSC;
— система менеджмента качества (СМК), система экологического менеджмента (СЭМ), система менеджмента профессиональной безопасности и здоровья (СМ ПБиЗ), система социального и этического менеджмента (ССиЭМ) могут быть внедрены на любом предприятии ЛПК. Система устойчивого лесоуправления (FM) предназначена для предприятий, осуществляющих лесозаготовку, лесопользование, лесовосстановление, защиту и охрану леса;
— включение системы поставок древесного сырья (CоC) в область применения ИСМ определяется видами деятельности предприятия и ее поставщиков. Например, если предприятие имеет поставщиков FSC — контролируемой древесины, оно должно применять принципы двух стандартов: FSC-STD-40-004 и FSC-STD-40-005. Если организация часть древесного сырья заготавливает самостоятельно, то она должна дополнительно применять принципы FSC-STD-30-010. Возможны и другие варианты, например, если предприятие самостоятельно ведет лесозаготовки и при этом часть древесной продукции закупает у поставщика FSC — сертифицированных материалов, то для интеграции необходимо применить принципы стандартов FSC-STD-30-010 и FSC-STD-40-004.
При аудите ИСМ целесообразно использовать оба подхода. Для оценки СМК, СЭМ, СМ ПБиЗ, ССиЭМ — интегрированный аудит и одновременно на соответствие стандартам ИСО 9001, ИСО 14001, OHSAS 18001 и SA 8000. Для оценки системы
устойчивого лесоуправления (FM) и системы прослеживаемости поставок древесного сырья CоC — раздельный аудит.
Основными рабочими документами как раздельного, так и интегрируемого аудита являются чек-листы. В литературе приводятся разнообразные интерпретации чек-листов для проведения раздельного аудита СМК по стандарту ИСО 9001, СЭМ по ИСО 14001 СМ ПБиЗ по OHSAS 18001 и системы устойчивого лесоуправления по общему стандарту EP-STD-1.05-07 [1]. На наш взгляд, нет необходимости разрабатывать чек-лист для аудита системы лесоуправления (FM), как подсистемы ИСМ. Для ее оценки на предприятии ЛПК предлагаем использовать чек-лист, адаптированному для таежных лесов Восточной Сибири и Амурской области, утвержденный Советом директоров ООО «ЕвроПартнер» (EP-STD-1.06-07) [2].
В настоящее время отсутствуют методические рекомендации для проведения интегрированного аудита ИСМ и примеры чек-листов для него. Во втором выпуске документа IAF «Guidance on the Application of ISO/IEC Guide 66» (п. G.5.3.24) [3] установлено лишь требование к объединению аудитов систем менеджмента: «Аудит СЭМ может быть объединен с аудитами других систем менеджмента. Такая комбинация возможна при условии, что аудит соответствует всем требованиям относительно сертификации СЭМ. План аудита должен указывать роли каждого члена группы аудита и критерии, которые каждый член группы должен оценивать. Все элементы СЭМ должны быть практически идентифицируемыми в отчете по аудиту. Объединение аудитов не должны отрицательно влиять на качество аудита».
Следующим этапом работы является определение методических подходов к интегрированному аудиту ИСМ предприятия ЛПК, включающей в свою область применения СМК, СЭМ, СМ ПБиЗ и ССиЭМ. Предлагается подход, основанный на проверке процессов ИСМ на различных уровнях управления организации, начиная с высшего руководства и заканчивая элементами организационной структуры (цехами, службами, отделами), способом, соединяющим в себе процессный и функциональный подходы.
Сопоставление процессов предприятий ЛПК с оргструктурой управления позволило нам сделать выводы, что процессы менеджмента ИСМ практически на 100% совпадают с классическими функциями управления. В основном это моно процессы, осуществляемые и, соответственно, проверяемые только на уровне высшего руководства. Исключением является оценка соответствия законодательству, внутренние аудиты, корректирующие и предупреждающие действия, мониторинг и измерение продукции и процессов, а также управление несоответствиями, относящиеся к сквозным процессам, в которых задействованы все уровни управления и подразделения. Их выполнение и соответствие требованиям интегрируемых систем менеджмента должно быть проверено комплексно в части их планирования, организации, контроля и улучшения на всех уровнях управления предприятием.
Обеспечивающие процессы, к которым относятся административно-хозяйственное обеспечение, управление инфраструктурой, управление производственной средой, управление персоналом и управление документацией и записями, полностью совпадают с объектами управления общей системы управления предприятия на основе классических подходов к менеджменту. Кроме этого, они также являются сквозными процессами и их проверка будет аналогична проверке сквозных процессов менеджмента. Но вместо уровня высшего руководства эти процессы будут проверяться непосредственно лицами, осуществляющих данную деятельность.
Интегрированный аудит СМК, СЭМ, СМ ПБиЗ и ССиЭМ будет осуществляться на двух уровнях управления — высшее руководство и бизнес-процессы. Установлено, что для проведения интегрированного аудита достаточно пяти чек-листов. Чек-лист для проверки соответствия деятельности высшего руководства предприятия требованиям стандартов, три чек-листа для оценки бизнес-процессов — проектирование, закупки сырья и материалов, производство (лесозаготовка, деревообработка) и чек-лист для определения степени интеграции элементов ИСМ. Проверка остальных бизнес-процессов осуществляется по чек-листу для оценки процессов производства. Это связано со структурой стандарта ИСО 9001 и классификацией объектов и функций общей системы управления предприятия на основе классических подходов к менеджменту.
В седьмом разделе стандарта ИСО 9001 определены требования к процессам жизненного цикла продукции, включающие в себя требования к планированию (п. 7.1), процессам, связанным с потребителями (п. 7.2) и сохранению соответствия продукции (п. 7.5.5). Кроме этого, планирование является функцией управления в структурной модели общей системы менеджмента ИСМ, а процессы, связанные с заинтересованными сторонами — объектом управления. Исходя из этого, проверка любых процессов жизненного цикла продукции непременно включает в себя оценку выполнения требований, касающихся их планирования, взаимодействия с заинтересованными сторонами и сохранения и реализации готовой продукции.
Аудит бизнес-процессов ИСМ, с помощью разработанных чек-листов, потребует от аудиторов глубокого понимания природы бизнеса организации. Поэтому перед основным аудитом, следуя рекомендациям [3, 4], необходимо провести первый предварительный этап аудита. Этот этап проводится для планирования второго этапа аудита, а также, чтобы аудиторы полностью разобрались во всех аспектах деятельности предприятия и получили ясное представление об ИСМ, политике, целях, рисках, производственных процессах, расположении производства и т.д. (см. рис. 1). Завершается первый этап аудита подготовкой документации и плана второго, основного этапа аудита.
Рассмотрим планирование интегрированного аудита ИСМ.
В документе IAF «Guidance on the Application of ISO/IEC Guide 66» (п. G.5.3.24) [3] установлено требование относительно плана интегрированного аудита. В обязательном порядке он должен указывать роль каждого аудитора и критерии, которые будут ими оцениваться. Структурная модель ИСМ и способ проведения интегрированного аудита, соединяющего процессный и функциональный подходы, позволяют вариативно использовать широкий спектр комбинаций при его планировании. Так, например, интегрированный аудит можно планировать, назначая ответственность аудиторов за проверку:
— структурных подразделений и за осуществляемые ими процессы, объекты и функции управления (традиционный функциональный подход);
— процессов и одновременно всех структурных подразделений, участвующих в их реализации, объектов и функций управления (традиционный процессный подход);
— объектов управления на соответствие требованиям систем менеджмента по всем процессам и на всех уровнях управления: структуру и управление документацией, качество продукции, компетентность персонала, инфраструктуру, производственную среду, взаимодействие с заинтересованными сторонами (процессно-функциональный подход);
— функций управления на соответствие требованиям систем менеджмента процессов планирования, организации, контроля, анализа, улучшения и мотивации на всех уровнях управления (процессно-функциональный подход).
Разработанные нами чек-листы содержат критерии как для оценки деятельности структурных подразделений и осуществляемых ими процессов, так и для оценки объектов и функций управления. Предлагаемая структура чек-листов позволяет быстро перепланировать аудит в зависимости от состава аудиторской группы и выбранного способа его осуществления. Это является несомненным достоинством. В зависимости от квалификации, компетентности и опыта аудиторов можно моделировать план аудита, расставляя соответствующие акценты при распределении роли, ответственности и конкретизируя проверяемые критерии.
Рис.1. Первый этап интегрированного аудита ИСМ
Цель второго, основного этапа аудита — подтвердить, что организация привержена собственным целям и процедурам. В результате должно быть установлено, выполняются ли все требования стандартов и достигаются ли цели политики предприятия. Не существует статистических или математических формул для расчета количества проверок, которые необходимо произвести в ходе основного аудита. Это связано с тем, что установление определенного числа проверок для оценки соответствия каждому конкретному требованию не является эффективным и не обеспечивает соответствия. Достаточное количество проверок в данном контексте означает такое число проверок, производимых во время собеседований на рабочих местах и изучения документов, которое обеспечивает уверенность в том, что подлежащая аудиту ИСМ действует в соответствии с описанием. Увеличивая количество проверок, аудиторы приобретают большую уверенность в результативности ИСМ [5]. Проверки предприятия с несколькими площадками или проведение проверок в организационных подразделениях компании описаны в дополнении II документа IAF «Guidance on the Application of ISO/IEC Guide 62» и во втором выпуске документа IAF «Guidance on the Application of ISO/IEC Guide 66» [3]. Там же приведены требуемая длительность нахождения аудитора на местах проверки и формула для расчета количества проверок в организациях с несколькими площадками. Документами регламентируется, что при первоначальном аудите размер выборки должен быть равен квадратному корню из числа площадок, округленному до ближайшего большего числа. Под посещение должен обязательно подпадать центральный офис организации. Размер выборки должен быть увеличен, если анализ риска деятельности, охватываемой ИСМ, указывает на наличие специфических обстоятельств в отношении следующих факторов: размера производственных площадок и числа работников; сложности деятельности и ИСМ; вариации методов работ; вариации выполняемых работ; зарегист­рированных претензий; результатов внутренних аудитов; значимость и степень распространения экологических аспектов и связанных с ними воздействий; потенциальное взаимодействие с чувствительными элементами окружающей среды; различающиеся законодательные требования.
Нормативные документы на оценку систем менеджмента регламентируют, в свою очередь, что первый основной аудит должен охватывать одну треть всех объектов системы менеджмента предприятия, входящих в ее область применения. В по­следующие два года во время инспекционных проверок должны быть проверены остальные две трети объектов.
В связи с тем, что область применения ИСМ гораздо шире, по сравнению с областью применения любой отдельной системы менеджмента, например СМК или СЭМ, ее проверка традиционным способом планирования аудита может привести к неоправданно большим затратам различных ресурсов (временных, человеческих, финансовых). Чтобы избежать издержек данного вида, мы предлагаем при планировании интегрированного аудита ИСМ применить менее формальные процедуры и упрощенную схему планирования аудита (см. табл. 1).
Таблица 1

Упрощенная схема планирования интегрированного аудита ИСМ
* Д — документация; Ф — финансы; Пр.- процессы; ИиПС — инфраструктура и производственная среда; ВсЗС — взаимодейст­вие с заинтересованными сторонами; П — качество продукции; Пер. — персонал
.
** P — планирование; D — организация; C — контроль, анализ; А — улучшение; М — мотивация.
Если организационная структура управления предприятия включает 45 структурных подразделений, то проверке при первом основном аудите должно быть подвергнуто пятнадцать подразделений, участвующих в реализации всех пяти основных процессов жизненного цикла продукции (закупки, лесозаготовка, лесопиление, сушка, переработка и реализация). Причем, будут проверены три структурных подразделения, участвующих в процессе закупок; три — в процессе лесозаготовки; три — в процессе сушки и три — в процессе переработки и реализации продукции. В трех из пятнадцати структурных подразделений будут проверены функции планирования, организации, контроля и анализа их деятельности с точки зрения управления документацией, финансами, процессами, инфраструктурой, производственной средой и взаимодействием с заинтересованными сторонами на соответствие требованиям стандартов ИСО 9001, ИСО 14001, OHSAS 18001 и SA 8000 (аудитор № 1). В трех — функции контроля, анализа, улучшения и мотивации их деятельности с точки зрения управления документацией, качеством продукции, процессами, персоналом и взаимодействием с заинтересованными сторонами (аудитор № 2). В следующих трех — функции мотивации, планирования и организации их деятельности, с точки зрения управления документацией, инфраструктурой, производственной средой, качеством продукции, процессами и персоналом (аудитор № 3). Еще в трех — функции организации, контроля, анализа и улучшения, с точки зрения управления документацией, инфраструктурой, производственной средой, финансами, качеством продукции и процессами (аудитор № 1). В оставшихся трех — функции улучшения, мотивации и планирования с точки зрения управления документацией, качеством продукции, процессами, персоналом и взаимодействием с заинтересованными сторонами (аудитор № 2).
Во время основного аудита все аудиторы должны одновременно работать по чек-листу для своего объекта проверки (процессы, объекты управления, функции управления) и чек-листу, с помощью которого оценивается степень интегрированности систем менеджмента.. Аудиторы должны проводить интервью и изучать записи и факты. В результате, кроме определения степени соответствия элементов ИСМ требованиям базовых международных стандартов, аудиторами будет дана оценка, насколько в организации интегрированы политики, цели, планы, мероприятия, процедуры, инструкции. На этап аудита по упрощенной схеме будет затрачено 6 чел./дней — три аудитора, два дня их работы.
В зависимости от результатов проверки должна быть предусмотрена возможность корректировки плана аудита для обеспечения уверенности в том, что ИСМ действует в соответствии с описанием. В плане работы аудитора № 3 предусмотрено время, которое будет затрачено на обобщение результатов интегрированного аудита, полученных в ходе работы аудиторов № 1 — 3, и, в случае необходимости, на дополнительные проверки, в связи с корректировкой плана аудита. Корректировка плана аудита позволит либо усиливать контроль, либо продолжать применять его по упрощенной схеме. Любая корректировка плана аудита сводится к изменению объемов выборки, объектов и функций управления.
Во время прохождения основного аудита, аудиторы также должны оценить менеджмент рисков, осуществляемый предприятием. Каждый аудитор, в зависимости от возложенной на него ответственности и в соответствии с планом аудита и объектов проверки, анализируя этапы управления рисками, должен дать оценку степени их реализации от 0% до 100%, которая будет соответствовать определенному уровню зрелости риск-менеджмента предприятия ЛПК (см. табл. 2). На данный процесс будет затрачено еще 6 чел/дней (три аудитора, два дня работы).
Таблица 2

Уровни зрелости риск-менеджмента
Таблица 3

Оценка экономического эффекта от внедрения ИСМ
Таблица 4

Комплексная оценка эффективности интегрированной системы менеджмента предприятия ЛПК
Одновременно с интегрированным аудитом ИСМ должен проводиться аудит системы прослеживаемости поставок древесного сырья (CоC) и системы устойчивого лесоуправления (FM) на соответствие требованиям стандартов FSC (аудиторы № 4 и 5). Предполагается, что на данные аудиты будет затрачено 12 чел./дней (два аудитора, шесть дней).
Основной аудит должен быть завершен после предоставления предприятием данных, полученных в ходе самооценки, отражающих экономическую эффективность и ускорение роста показателей его деятельности [6, 7, 8]. Для измерения нефинансовых показателей рекомендуем использовать модель Balanced Scorecard. Модель включает четыре блока: «Финансы/Экономика», «Рынок/Клиенты», «Бизнес-процессы», «Инфраструктура/Сотрудники». Показателями «Рынок/Клиенты» являются доля рынка, число новых и постоянных клиентов, индекс удовлетворенности клиентов, объем повторных продаж и т.д. Показателями «Бизнес-процессы» — средний срок выполнения заказа, доля брака, число рекламаций, доля своевременных поставок, среднее время выполнения процессов, производительность труда. Показателями «Инфраструктура/Сотрудники» — степень изношенности мощностей, степень автоматизации процессов, текучесть кадров, затраты на персонал, индекс удовлетворенности персонала.
Оценка экономического эффекта от внедрения ИСМ осуществляется в зависимости от скорости и ускорения роста финансовых и нефинансовых показателей деятельности предприятия путем определение аудиторами соответствующего уровня зрелости ИСМ (см. табл. 3).
По результатам аудита рассчитывается эффективность ИСМ предприятия. Планируется, что на оценку экономиче­ского эффекта от внедрения ИСМ и на расчет эффективности ИСМ предприятия должно быть затрачено еще 3 чел./дня (три аудитора, один день работы). Таким образом, для комплексной оценки ИСМ предприятия ЛПК необходимо пять аудиторов — три эксперта по СМК, СЭМ, СМ ПБиЗ и ССиЭМ и два эксперта по лесоуправлению. На комплексную оценку эффективности ИСМ будет затрачено, в общей сложности, 6 дней — 5 дней на аудит и 1 день на составление отчета (см. табл. 4). В конце аудита ИСМ должна быть уверенность в том, что проведенные проверки и рассмотренные свидетельства репрезентативны. Итогом аудита должна быть независимая оценка эффективности созданной ИСМ.


Литература
1. Дворкин Л.С. Вопросник аудитора. QUALITY — менеджмент качества и ISO 9000 / [электронный ресурс] // http://quality.ru
2. EP-STD-1.06-07. Чек-лист к стандарту ООО «ЕвроПартнер» для сертификации системы лесоуправления на соответствие Принципам и Критериям Лесного Попечительского Совета, адаптированному для таежных лесов Восточной Сибири и Амурской области. Утв. Советом директоров ООО «ЕвроПартнер». — Санкт-Петербург. — 2007. — 73 с.
3. Руководящие указания Международного форума по аккредитации по применению Руководства ИСО/МЭК 66 «Основные требования к органам, проводящим оценку и сертификацию/регистрацию систем экологического менеджмента (СЭМ)». Вып. 2 (FG66-2). 1999. — 30 с.
4. ISO 9001 Auditing Practices Group. Руководство. Необходимость двухэтапного подхода к аудиту. International Accreditation Forum. 14 October 2004. Перевод — Новое Качество. — 2007. — 2 с. / [электронный ресурс] // www.new-quality.ru/lib/apg
5. ISO 9001 Auditing Practices Group. Руководство. Подтверждение соответствия стандарту. International Accreditation Forum. 14 October 2004. Перевод — Новое Качество. — 2007. — 3 с. //[электронный ресурс] // www.new-quality.ru/lib/apg
6. Лапидус В.А. Проактивная компания. Модели менеджмента. Модель I — менеджмент роста. — Киев: Украинская ассоциация качества, 2003.
7. Швец В.Е. К вопросу определения результативности и эффективности СМК // Методы менеджмента качества. — 2004. — № 6. — С. 4–8.
8. Толкач В. Balanced Scorecard — взгляд в будущее [электронный ресурс]. — Электрон. дан. — Режим доступа: http//quality.eup.ru/MATERIALY5/bsfuture.html

Вернуться к содержанию номера

Copyright © Проблемы современной экономики 2002 - 2019
ISSN 1818-3395 - печатная версия, ISSN 1818-3409 - электронная (онлайновая) версия