|
| | | | Проблемы современной экономики, N 2 (30), 2009 | | | | ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ: ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА УПРАВЛЕНИЯ | | | Сажин П. Б.
проректор по учебной и научной работе Межотраслевого института
подготовки кадров и информации (г.Санкт-Петербург),
кандидат экономических наук, доцент
| |
| | | | | В статье рассмотрена процедура «Управление документами». Представлена схема процедуры прохождения документа по подразделениям организации. Дан анализ подготовки по созданию внутреннего мероприятия при получении внешнего документа. Раскрыты правила обозначения изменений и обеспечения доступности к документам. Подробно даны рекомендации по хранению и архивированию документации | | Ключевые слова: процедура прохождения документа, управление, документ внешний, документ внутренний, актуализация, стандарт, хранение документов |
В настоящее время повышение эффективности деятельности организации связывают со многими действиями и подходами. В рамках системы менеджмента качества важнейшую роль играет внедрение стандартов ISO. Стандарты ISO серии 9000 — основа системы менеджмента качества организации независимо от сферы деятельности и ведомственной подчиненности. Требования, на основе которых происходит построение, сертификация и актуализация СМК регламентированы ISO 9001:2000, аналогом которого является документ ГОСТ Р ИСО 9001-2001. Данный документ требует разработать документированную процедуру по Управлению документацией как внутреннего, так и внешнего происхождения, для того, чтобы:
a) проверять на адекватность и утверждать документы до введения их в действие;
b) анализировать, актуализировать и повторно утверждать документы;
c) обозначать изменения и действующие редакции документов;
d) обеспечивать доступность действующих редакций необходимых документов в местах их использования;
e) обеспечивать разборчивость и четкую идентификацию документов;
f) обеспечивать идентификацию документов внешнего происхождения и управление их рассылкой;
g) предотвращать непреднамеренное использование устаревших документов и определенным образом обозначать их в случаях, когда они сохраняются в каких либо целях.
Данные требования должны быть положены в основу процедуры «Управление документами». Предложенный в статье способ разработки и оформления документированной процедуры ни в коем случае не является типовым и обязательным. Это только один из вариантов, который может быть положен в основу данной процедуры для разработки, утверждения и введения в действие. Предлагаемый подход для разработки процедуры на основе требований стандарта поможет молодым специалистам в области качества приобрести практические навыки работы со стандартом при решении задач построения СМК и поддержания ее в действующем состоянии.
Документированная процедура «Управление документами» является нормативным документом, с помощью которого устанавливаются общие положения по классификации и систематизации документов, применяемых в организации и управлению ими в соответствии с требованиями ISO 9001:2000 (п. 4.2). Данная процедура определяет порядок разработки, согласования, проверки, утверждения, распределения, изменения и хранения документов, что гарантирует применение на каждом рабочем месте только действующих, актуализированных документов. В результате внедрения документированной процедуры документация организации становится четкой, датированной, понятной, удобной для идентификации и оформляется в соответствии с требованиями, установленными данной процедурой.
Областью применения процедуры является ее использование в работе разработчиками и пользователями документов системы менеджмента качества — высшим руководством, руководителями процессов, сотрудниками организации всех уровней организационной структуры, так как документированная процедура распространяется на все структурные подразделения организации.
Целью данного документа является создание и применение такой процедуры управления документацией, которая полностью решала бы задачу функционирования и успешного развития системы менеджмента качества на уровне основных и поддерживающих процессов в рамках стандарта ISO 9001:2000 и всей деятельности организации с учетом стратегических планов его развития.
Задачами управления документацией организации является:
— организация и управление всей документацией организации, включая всю внутреннюю документацию, документацию СМК и внешнюю документацию;
— обеспечение своевременного введения документов в действие с гарантией их правильного, полного и однозначного понимания сотрудниками вплоть до тестового или другого контроля над усвоением и правильностью понимания;
— полный и непрерывный контроль состояния каждого документа организации, включая его адекватность, актуальность, соответствие требованиям стандартов организации на оформление и размещение, сроков его использования, правил применения, доступности на рабочих местах и уровней доступа в местах контрольного хранения в соответствии с обязанностями и полномочиями исполнителей и других лиц;
— планирование действий с документацией, включая обеспечение сохранности, управление состоянием бумажных и электронных массивов документов, а также технических устройств и программных средств создания, хранения и электронного управления ими.
Рассмотрим на рис. 1 схему процедуры «Управление документами».
На схеме процедуры «Управление документами» представлены действия процедуры, основанием для которых явился п. 4.2.3 ISO 9001:2000. Каждая из последующих схем является детальным рассмотрением каждого действия по пунктам действия со следующими основными параметрами:
— входные данные; | | |  | | Рис.1. Процедура управления документами |
— непосредственно пункт действия с указанием ответственного за исполнение лица и максимального срока выполнения данного пункта действия;
— выходные данные;
— примечание (при необходимости).
Порядок управления документацией внутреннего происхождения
В табл. 1 представлен порядок управления документами внутреннего происхождения в виде действия 1 «Подготовка внутреннего документа» | | | Таблица 1
Порядок управления документами внутреннего происхождения
п.1 "Управление внутренней документацией" |  |
Действие 1 представлено тремя пунктами:
1.1. определение потребности в разработке документа;
1.2. планирование разработки документа;
1.3. разработка документа.
Ответственным за п. 1.1 и 1.2 является руководитель процесса. Участниками данных пунктов действия являются сотрудники заинтересованных структурных подразделений организации.
На обоснование необходимости в разработке документа, в основе которых лежат входные данные, должно уйти не более одного рабочего дня. Этот срок может быть увеличен в зависимости от размеров организации, количества персонала, специфики работы и другим причинам. По итогам работы за этот день руководитель процесса должен получить выходные данные, являющиеся входными к следующему пункту действия.
Ответственным за выполнение п. 1.3 является руководитель процесса, разработчиком может быть как он сам, так и сотрудники структурных подразделений, созданная группа по работе с документом или другое лицо в соответствии с информацией, указанной во входных данных.
Максимальный срок подготовки проекта документа составляет 5 дней, после чего разработанный проект документа должен быть представлен на рассмотрение.
Действие процедуры 2 содержит два пункта:
2.1. проверка на адекватность;
2.2. согласование документа.
В работе над данными пунктами принимают участие разработчики и ответственное за разработку лицо — руководитель процесса. Максимальный срок выполнения данных пунктов составляет 3 дня.
Действие 3 — «Анализ, по мере необходимости актуализация и повторное утверждение документа» содержит пять пунктов действия:
3.1. разработка изменений и дополнений;
3.2. внесение изменений и дополнений или подготовка новой редакции документа;
3.3. подготовка приказа о введении документа в действие;
3.4. утверждение документа;
3.5. ознакомление.
В том случае, если документ не нуждается в дополнительном рассмотрении, разработке и внесении изменений и дополнений, то п. 3.1 и 3.2 являются не актуальными и действие процедуры 3 приобретает вид:
3.3. подготовка приказа о введении документа в действие;
3.4. утверждение документа;
3.5. ознакомление.
Действие 4 содержит в своем составе два пункта:
4.1. регистрация документа;
4.2. тиражирование документа.
Ответственным лицом действия 4 является руководитель процесса, а исполнителями — конкретные сотрудники организации. Следовательно, запись «ответственное лицо» может быть изменена на фамилию и инициалы лиц, отвечающих за регистрацию документа и их тиражирование. В организации может быть принята запись только исполнителя действия без указания ответственного лица.
В табл. 2 показано действие 5: Правила обозначения изменений и действующих редакций документов.
Действие 5 представлено двумя пунктами:
5.1. заполнение штампа;
5.2. рассылка по подразделениям.
Заполнение штампа предусмотрено в том случае, когда организация обозначает действующие редакции путем заполнения штампа.
Штамп содержит следующую информацию:
— номер редакции документа;
— количество копий и оригиналов;
— копией или оригиналом является данный экземпляр;
— места хранения оригиналов и копий;
— лицо ответственное за хранение;
— другая информация при необходимости. | | | Таблица 2
Процедура "Управление документами"
п.1 "Управление внутренней документацией" |  | | | Таблица 3
Процедура "Управление документами"
п.1 "Управление внутренней документацией" |  |
Если в организации принята другая система учета документов (например, указание номера редакции в колонтитуле, хранение на бумажном носителе только одного экземпляра документа и др.), то данный пункт действия может содержать другую информацию о действующих редакциях и изменениях в документе.
Следующим пунктом действия является рассылка по заинтересованным структурным подразделениям нового или актуализированного документа. После чего начинает действовать процедура контроля, символично названная К-9. После того, как новый или актуализированный документ нашел место в структурных подразделениях организации, есть материал для проведения контрольных мероприятий по каждому из пунктов действия данной процедуры:
— действительно была ли потребность в разработке/актуализации документа;
— является ли документ согласованным и утвержденным;
— прошли ли ознакомление с документом заинтересованные лица;
— содержит ли документ номер действующей редакции;
— есть ли информация о хранении копий документа;
— все ли заинтересованные структурные подразделения получили копию актуализированного или разработанного документа в пользование;
— соблюдались ли сроки в процессе разработки или актуализации документа;
— другие вопросы.
В некоторых случаях, например, при необходимости актуализации документа и внесении незначительных поправок, дополнений к документу нет необходимости создавать группу разработчиков, составлять план работы над документом и совершать прочие действия. В этих случаях работа над документом начнется с действия 3: разработки поправок и дополнений, их внесение в документ и выпуск новой редакции документа. Порядок всех последующих действий сохраняется.
Стандарт требует обозначение устаревших документов, если они не подлежат архивированию и хранятся в офисах организации для использования в работе. Целью этого требования является недопущение использования устаревшего документа вместо действующего. Таким образом, устаревшие документы должны быть обозначены особым образом. Именно для этого предназначено действие 8.
Ответственные лица данного действия могут быть конкретизированы в рамках организации или каждого структурного подразделения, а также указан период времени, отведенный для его выполнения, а п. 8.2. — видоизменен (если штамп в организации не применяется, а обозначения производятся каким-либо другим образом).
Действие 9 — Хранение и архивирование документации рассмотрено в табл. 3.
Действие 9 процедуры «Управление документами» обеспечивает порядок хранения документов, изъятия устаревших документов из обращения, архивирования и последующего уничтожения документов.
Ответственного лицо и исполнитель каждого пункта действия могут быть конкретизированы применительно к каждой отдельно взятой организации. Время выполнения пункта действия — увеличено (уменьшено).
Порядок управления документацией внешнего происхождения
Вторая часть процедуры «Управление документами» связана с действиями, относимыми к документам внешнего происхождения.
Действия данной части документа сохраняют нумерацию п. 1 процедуры «Управление документами» — «Управление внутренней документацией». Однако, некоторые действия не применимы к документам внешнего происхождения. Нет необходимости их разрабатывать, согласовывать, утверждать, и др. Поэтому после действия 2 можно использовать действие 6. | | | Таблица 4
Процедура "Управление документами"
п.2 "Управление внешней документацией" |  |
В табл. 4. представлено Действие 1: Получение внешнего документа.
Действие 1 «Получение внешнего документа» представлено двумя пунктами:
1.1. определение потребности в получении документа;
1.2. получение документа.
Пункт 1.1 применим в том случае, если необходимо получение внешнего законодательного документа, отраслевого нормативного документа или другого, применительно к конкретной организации и нет возможности доступа к электронной нормативно-правовой базе.
В остальных случаях выполняется п. 1.2. Лицо, ответственное за получение документации организации конкретизируется. Возможна классификация ответственных лиц по источникам получения документации. Руководитель процесса, возможно, является лицом, контролирующим деятельность лиц, ответственных за получение документации.
Вся полученная внешняя документация подлежит обязательной классификации. Многие организации просто уничтожают рекламные проспекты, информацию торговых агентов и другие внешние документы. Данный пункт действия предназначен именно для этих целей.
Лица, ответственные за проверку на адекватность и классификацию документов внешнего происхождения подлежат конкретизации. Примечания могут содержать конкретные рекомендации по каждому виду входящих документов.
Действие 6 — соответствует пункту стандарта, применительно к внешней документации. В связи с этим нумерация пунктов действия процедуры «Управление документами п. 1» и «Управление документами п. 2» в этой части не совпадают.
Действие 6 содержит четыре пункта.
Третий пункт — «заполнение штампа организации внешнего документа или его копии» — оформляется в том случае, если на всех входящих документах и его копиях ставиться штамп организации. Данный пункт действия соответствует п. 5.1 части процедуры «Управление внутренней документацией».
п. 6.4. «Рассылка внешнего документа по подразделениям».
По итогам выполнения действий 1, 2 и 6 может следовать процедура контроля.
Данная процедура является унифицированной. Для ее применения в деятельности организации необходимо конкретизировать лиц, ответственных за выполнения этих действий, уточнить реальные сроки их выполнения. При необходимости процедуру можно изменить применительно к конкретным видам внутренних и внешних документов. В этом случае характеристики действий могут быть более точными, с целью более эффективного и оперативного менеджмента и принятия управленческих решений. |
| |
|
|
