|
| | | | Проблемы современной экономики, N 1 (33), 2010 | | | | ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ: ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА УПРАВЛЕНИЯ | | | Старицына О. А.
аспирант кафедры истории и культурологи Уфимского государственного технического университета
| |
| | | | | В статье в качестве речевого инструмента, обеспечивающего эффективное управление, принята семиотическая знаковая система. Общая система символов, значений и понятий является предпосылкой успешного взаимодействия и координации в процессе управления. Использование этих возможностей позволяет сделать деятельность организаций более предсказуемой и реализовать новые управленческие возможности | | Ключевые слова: эффективность управления, знаковая система, вербальный язык, невербальный язык, коммуникативное взаимодействие, артефакт, культура |
Разнообразная деятельность людей на всех уровнях в организации связана в единое целое посредством языка. Именно в языке находят выражение те отношения и связи, которые устанавливаются и функционируют в конкретной среде. В свете новых условий деятельности организации язык представляется главным инструментом эффективного управления организацией.
В работе «язык» рассматривается в широком смысле как семиотическая знаковая система, используемая в организации осознанно и целенаправленно для обеспечения эффективного управления. Под «языком» понимается совокупность как вербальных, так и невербальных языков, функционирующих в организации и используемых в управлении людьми.
В XXI веке успех организации в значительной степени зависит от ее способности быстро и адекватно адаптироваться к новым реалиям, обусловленным научно-техническим прогрессом, социальными и экономическими явлениями. Для обеспечения конкурентоспособности организациям важно постоянно работать над механизмами управления и его культурой, гибко и оперативно реагировать на происходящие изменения, предвидеть ход событий и своевременно корректировать программу своего развития.
Необходимость совершенствования управленческого труда связана с его ведущей ролью в организации, усложнением внешних и внутренних социальных процессов, внедрением инновационных технологий, увеличением информационных потоков, ростом количества и качества контактов. Процесс управления, осуществляемый с учетом объективных закономерностей, позволяет стабилизировать социальную систему, сохранять ее качественную определенность и обеспечивать достижение того или иного полезного результата. Другими словами, «процесс управления есть не что иное, как упорядочивание системы» [1].
Искусство управления заключается в способности и умении вырабатывать цели, видеть перспективы, принимать оптимальные решения, координировать деятельность и добиваться эффективной работы сотрудников. Одним из важных инструментов эффективного управления являются естественные и искусственные языки, различные знаковые системы, грамотное использование которых может значительно повысить результативность деятельности специалистов. Каждая из знаковых систем имеет определенные функции в управлении и выполняет свои задачи, касающиеся обеспечения коммуникации, координирования и согласования деятельности членов коллектива. Каждый язык обладает рядом особенностей, присущих только ему, и имеет конкретную сферу применения.
Для понимания насколько важна роль языка в управлении, необходимо проанализировать типичные изменения, происходящие в организациях.
В настоящее время в организациях прослеживается тенденция перехода от узкой специализации к расширению и усложнению сферы деятельности квалифицированных работников. Изменение содержания труда требует больших усилий по координации деятельности специалистов и нуждается в более эффективном управлении.
В организациях происходят следующие процессы:
— меняются стили управления,
— расширяется сфера деятельности квалифицированных специалистов,
— сокращается количество уровней организационной структуры,
— активно внедряются инновации,
— повышается гибкость и адаптивность организации,
— осуществляется интегрирование организаций в международный экономический сектор,
— расширяются контакты с партнерами, потребителями, конкурентами,
— широко внедряются в управление информационные системы.
Важным условием выполнения всех этих задач является грамотное использование способов управленческого воздействия на персонал, в ряду которых главное место занимает управление с помощью вербальных и невербальных знаковых систем.
Любая организация представляет собой социальную систему, нуждающуюся в управлении для выполнения производственных задач и достижения поставленных целей. Кроме того, каждая организация состоит из работников разного социального статуса, определяющими факторами которого являются: социально-экономическое положение работников, уровень образования, отношение к социальным ценностям и коллегам, которые необходимо учитывать в управлении, избирательно используя подходящие инструменты координации и направления деятельности.
Существенным фактором в управлении является коммуникативный код, используемый специалистами, который включает систему нормативных вербальных и невербальных средств, с учетом специфики ситуации и характера выполняемой деятельности. Код как язык взаимодействия, используемый в определенной социальной группе, обеспечивает понимание внутри этой группы. Специалисты одной сферы деятельности неизбежно соотносят одни и те же знаки с одними и теми же понятиями, комбинируя их по определенным, заданным кодом, правилам. В управлении группа специалистов имеет в своем распоряжении набор необходимых ей для работы и взаимодействия знаков и символов, комбинирует их в соответствии с правилами сочетаемости и учетом коммуникативной ситуации.
С древнейших времен люди старались найти средства, помогающие им действовать сообща и согласованно, для достижения целей, которых они не могли осуществить в одиночку. Для этого они стали придумывать различные знаки, помогающие координировать совместные действия. По мере развития и усложнения, происходящих в обществе процессов, появляются новые способы обмена информацией и совершенствуются старые. Согласованные действия в общей, коллективно выполняемой работе особенно важны, поскольку ошибочные действия одного могут уничтожить усилия многих.
Из всех знаковых систем естественный язык является самым действенным инструментом управления. Межличностное взаимодействие посредством естественного языка является фундаментом всей совместной деятельности, так как в процессе трудовой деятельности происходит активный и целенаправленный обмен информацией. Результат коллективного труда напрямую зависит от того, насколько согласованно действуют люди и насколько хорошо они понимают друг друга. Трудовая деятельность и общение обусловливают друг друга, однако трудовая деятельность изначально определяет форму общения.
Общение возникло на определенной ступени развития как настоятельная потребность людей в передаче и обмене информации в процессе трудовой деятельности. «Язык также древен, как и сознание; язык есть практическое, существующее также и для меня самого действительное сознание, и, подобно сознанию, язык возникает лишь из потребности, из настоятельной необходимости общения с другими людьми» [2]. Уровень взаимодействия определяется уровнем выполняемой работы. В настоящее время в связи с освоением достижений научно-технического прогресса, с качественным изменением характера труда и большей вовлеченностью работников умственного труда прослеживается такая закономерность: чем интеллектуальнее и сложнее деятельность, тем более разнообразны и сложны формы коммуникации. Как следствие, возрастает уровень культуры труда, который, в свою очередь, обусловливает более высокий уровень культуры взаимодействия, уровень языковой и речевой культуры. Незнание механизмов функционирования знаковых систем, непонимание языка зачастую приводит к негативным ситуациям, конфликтам, которые вносят диссонанс в работу организации и могут иметь самые отрицательные последствия.
Управление в организации происходит на основе естественных, искусственных и смешанных, то есть естественно-искусственных коммуникативных систем. Все эти средства выполняют главные функции коммуникации — информационную, экспрессивную и прагматическую, — каждая из которых управляет поведением специалистов.
Информационная функция заключается в способности посредством этих систем доводить до работников важную информацию, необходимую для выполнения конкретной работы. Экспрессивная функция выражается в передаче эмоционально-оценочного отношения к информации и действиям. Прагматическая функция знаковых систем состоит в способности намеренно создавать коммуникативную установку, в которой происходит целенаправленное воздействие на коммуниканта, чтобы побудить его выполнить конкретные действия.
Процесс передачи информации в организации включает пять компонентов: коммуникатор, сообщение, средство передачи информации, получатель и обратная связь. Коммуникатор имеет информацию, установку на общение и конкретную цель, в соответствии с которой он решает, какие знаковые средства он будет использовать для донесения информации до получателя. Процесс передачи информации начинается с этапа ее кодирования. Посредством кодирования коммуникатор переводит свои идеи в комплекс символов — вербальный и невербальный языки, способные в полной мере передать информацию в максимально доступной для понимания партнера форме. Таким образом, сообщение представляет собой некоторую комбинацию знаков, каждый из которых несет определенное смысловое значение. Конкретная форма сообщения зависит от используемых каналов передачи информации. Взаимодействие может происходить непосредственно или опосредованно с помощью различных технических средств. Декодирование информации получателем происходит по схеме, обратной кодированию. Обратная связь устанавливается в виде реакции партнера на информацию, которая выражается не только словами, но и с помощью таких знаковых систем как мимика, жестикуляция, непроизвольные движения тела, дающих коммуникатору возможность контролировать собеседника и управлять коммуникационным процессом. Кинестетические или невербальные средства, играют весьма существенную роль в процессах общения, поскольку они являются очень значимым источником дополнительной информации.
Процесс передачи информации, выступающий как целенаправленный процесс управления, во многом зависит от типа организации и стиля управления. Выделим два полярных стиля руководства: авторитарный и демократический. Стиль управления определяет выбор, в первую очередь, языковых средств выражения, а также других знаковых систем. В большинстве российских организаций преобладает авторитарный стиль.
Организация с авторитарным стилем управления является иерархической семиотической системой, где каждому уровню соответствует свой статусный набор. Интерьер помещений, обстановка, расположение кабинетов — все это имеет знаковый характер, безошибочно понимаемый всеми работниками данной организации и заставляющий их вести себя в соответствии с правилами и нормами поведения, принятыми в организации.
При авторитарном стиле вся инициатива исходит от руководителя и на нем концентрируется принятие важнейших решений, а подчиненные рассматриваются исключительно как исполнители. Так как авторитарный стиль руководства не предполагает свободный обмен мнениями, а специалисты часто не решаются уточнить смысл важных деталей, то для достижения наибольшей точности исполнения руководством используются письменные приказы и распоряжения, где языковые средства и выражения предельно обезличены и формализованы, что позволяет исключить двоякое толкование документа. Данный стиль руководства предполагает жесткую, а иногда и грубую форму общения и применение различных тактических приемов в управлении подчиненными с целью заставить их беспрекословно выполнять распоряжения. Руководители авторитарного типа, как правило, для достижения целей используют такие средства манипулирования как приказания, ультимативные условия, открытое давление, наказание, внушение чувства вины, обращение к чувству долга, навязывание своей воли подчиненным.
Процесс управления сводится к безусловному выполнению распоряжений и указаний. В таких организациях преобладает деловой официальный стиль общения со всеми присущими ему формальными знаковыми средствами. В качестве семиотических внешних средств воздействия на специалистов используются словесные лозунги и плакаты, призывающие к активной трудовой деятельности и полной самоотдаче, схемы и диаграммы, наглядно демонстрирующие рост производственных показателей. Все эти знаковые средства призваны воздействовать на сознание специалистов, делать достижения организации более наглядными и привлекательными, стимулировать их к более продуктивной трудовой деятельности.
В организациях с демократическим стилем, где руководитель делегирует часть своих полномочий подчиненным, а в возглавляемой им организации происходит подробное информирование специалистов по всем важнейшим вопросам, практикуется коллективное принятие решений и интенсивная двусторонняя связь. Руководитель в корректной форме направляет усилия сотрудников, способствует раскрытию способностей и внутреннего потенциала работников, формирует вокруг себя группу единомышленников. Для такого стиля управления свойственны другие языковые формулы, в отличие от авторитарного стиля. Демократичный руководитель прибегает к убеждениям, используя логические аргументы, призывам, вызывая эмоциональный подъем у работников, стремится вести с ними диалог на равных, прислушиваясь к их мнению и советам.
Предоставление самостоятельности квалифицированным специалистам и возложение на них ответственности за
результаты своей деятельности делают труд свободным и творческим, способствуя тем самым участию сотрудников в управлении. В организациях такого типа очень интенсивна обратная связь, в ходе которой происходит постоянная корректировка, уточнение и согласование действий. Кроме того, обратная связь необходима для обеспечения контроля над ситуацией и принятия последующих управленческих решений.
В качестве невербальных средств воздействия в организациях демократического типа используются также лозунги, плакаты агитационного характера, где в отличие от авторитарного стиля управления не только допускаются, но даже приветствуются элементы яркого оформления с использованием юмора, слоганов. Оформление помещений грамотами, наградами, демонстрирующими достижения организации, апеллирует к чувству сопричастности сотрудников к успехам, гордости за свой труд, значимости своего вклада в развитие организации. Таким образом, эти знаки являются мощным средством мотивации квалифицированного персонала и действенным инструментом управления. В организациях с демократическим стилем управления интерьер помещений также «демократичен». Здесь менее соблюдаются условности, касающиеся социальных статусов управляющих субъектов.
Все организации действуют в определенной среде, носящей название — культура. Она во многом определяет и регулирует рычаги управления, поведение и отношения в группе между сотрудниками, руководителем и подчиненными, определяет психологический климат в коллективе. Культура, установившаяся в той или иной организации, относится к наиболее стабильным и трудно поддающимся изменениям факторам.
Организационная культура является одним из проявлений культуры как социального феномена, потому что она закрепляет социально значимую информацию, образцы деятельности, знаковые формы взаимодействия и передает их новым членам коллектива.
Под организационной культурой понимают сложившуюся взаимосвязанную и взаимозависимую структуру образов мышления, представлений и ценностей, влияющую на стиль руководства, а также на управляемость сотрудников внутри организации. Видный американский ученый Эдгар Шейн определяет организационную культуру как «паттерн коллективных базовых представлений, обретаемых группой при разрешении проблем адаптации к изменениям внешней среды и внутренней интеграции, эффективность которого оказывается достаточной для того, чтобы считать его ценным и передавать новым членам группы в качестве правильной системы восприятия и рассмотрения проблем» [3].
Культура организации, находящая выражение в знаковых системах и знаковых ситуациях, создает образ организации, является ее имиджем, определяет отношение и восприятие ее самими сотрудниками и партнерами. От отношения сотрудников к своей организации часто зависит вся ее жизнедеятельность, перспективы развития и престиж.
Цель формирования организационной культуры состоит также в обеспечении приверженности сотрудников своей организации, в раскрытии их творческих способностей и реализации потенциала с максимальной отдачей. Для этого, конечно, необходима общность целей, удовлетворение которых отвечало бы интересам работников и самой организации.
Культура организации достаточно сложная знаковая языковая система, которая непосредственно влияет на эффективность управления. Целенаправленное использование ее может оказать существенное влияние на качество управления.
Э. Шейн, занимающийся проблемами организационной культуры, представил свою модель уровней культуры в организации: это — артефакты, провозглашаемые верования и ценности, основополагающие представления. Основополагающие представления образуют нижний базовый уровень культуры. Эти представления сформированы в процессе воспитания и взросления (социализации) и являются стереотипами восприятия, мышления и поведенческих реакций личности. Через язык и речь личность обнаруживает механизмы восприятия и содержание своего сознания. Восприятие, сознание, мышление, память, эмоциональная реакция имеют двоякую сущность. С одной стороны, они функционируют примерно по одной матрице у людей, принадлежащих одной культуре и говорящих на одном языке. С другой стороны, эти процессы очень индивидуальны и своеобразны. Они становятся доступными восприятию других людей благодаря языку. Культура отдельной личности включает набор базовых представлений, воспринимаемых ею как нечто очевидное и само собой разумеющееся. Эти представления являются, по сути, системой координат, относительно которой оцениваются все происходящие события. В представлениях заложены восприятия таких важных категорий как время и пространство, сущность и природа человеческих взаимоотношений, мотивы поступков, отношение к труду и саморазвитию. Каждый человек, приступая к работе в новой организации, привносит свои субъективные представления в коллектив. Если эти представления совпадают с представлениями большинства членов группы, новый работник безболезненно вливается в коллектив. В процессе социализации в профессиональной среде базовые представления отдельной личности осознанно или неосознанно могут претерпеть изменения под влиянием группы. В противном случае между коллегами может возникнуть иногда трудноразрешимый культурный барьер.
Другой промежуточный уровень культуры в организации образуют провозглашаемые убеждения и ценности, которые являются мощным средством управления специалистами. Здесь огромную роль играет выбор языковых средств выражения тех общих целей и ценностей, которые сплачивают и направляют группу. Правильно подобранные слова и выражения, находящие отклик в сознании коллектива, могут воодушевить членов группы на проявление творческой активности, создать позитивную рабочую атмосферу, сплотить в стремлении достичь поставленных целей. Декларируемые ценности, не разделяемые коллективом, в какую бы языковую форму они ни облекались, не могут ввести в заблуждение сотрудников. Пафосные выражения вызовут откровенное раздражение и неприятие, бесцветный язык не убедит и не изменит позицию членов группы, если слова расходятся с делом. Ценности и убеждения, разделяемые участниками группы, проходят социальную проверку, под которой понимается подтверждение их правильности и соответствие реальным условиям. Проверка соответствия ценностей и убеждений, этических и эстетических норм отдельной личности с ценностями организации, осуществляется в постоянном анализе и сравнении того, что и как говорится и что делается. Специалист, не принимающий ценности большинства, может оказаться исключенным из межличностных отношений, и утратить желание работать в данной организации. Набор убеждений и ценностей, модели поведения передаются новым членам группы, некоторые из них закрепляются в письменном виде в уставах, положениях, приказах и других нормативных документах, которые принадлежат видимому уровню культуры и также являются знаковыми средствами управления.
Верхний уровень культуры проявляется через артефакты, которые являются внешними знаковыми атрибутами и представляют конкретные продукты культуры данной организации. К ним относятся все элементы культуры, которые можно интерпретировать как знаки, поскольку они поддаются расшифровке. Эти предметы выражают ценности и философию организации и также являются инструментом управления. Конечно, многие символы неоднозначны и их интерпретация будет зависеть во многом от личностных установок интерпретатора. Однако со временем новый член коллектива смысл и значение знаковых систем, используемых группой, принимает, либо нет.
Выделяют три группы артефактов: физические, поведенческие и вербальные. Физические предметы наиболее видимы, конкретны и понятны. Значение и смысл этих предметов и символов можно «перевести» на вербальный язык. К ним относятся: архитектура и планировка зданий, внутренний вид и стиль помещений, форма одежды сотрудников, различные фирменные атрибуты, рекламная и сувенирная продукция организаций. Во многих организациях, особенно авторитарного типа, устанавливается дресс-код, то есть оговаривается желательный стиль одежды и цветовая гамма. Все эти элементы культуры имеют знаковую природу и призваны сформировать индивидуальный имидж организации.
Поведенческие акты представляют собой принятые в данной организации образцы и модели поведения в стандартных ситуациях; это и деловая этика, стереотипы поведения, тональность общения, ритуалы и традиции, развивающие чувство причастности к организации и обеспечивающие преемственность ценностей организации. По сравнению с физическими, этот вид артефактов наиболее сложен и труднее поддается расшифровке. Артефакты, как правило, выражают ценностные ориентации и культурные предпочтения, которые сформировались в организации в течение определенного времени.
К вербальным артефактам относятся истории, мифы и легенды о создании компании, задача которых воодушевить сотрудников, вызвать в них чувство гордости за свою компанию и за возможность работать в ней. К вербальным артефактам относится также сформировавшийся в организации язык, который представляет собой форму общения, принятую в данной организации.
Целенаправленное и обдуманное использование различных знаков и знаковых систем способно сформировать положительное отношение сотрудников к организации, определить и скорректировать внутренние способы коммуникации, повысить языковую и речевую культуру, привить профессиональную этику и установить «табу» на использование недопустимых слов и выражений, определенных моделей поведения, вызывающих в коллективе напряженность и конфликтность. Таким образом, можно обеспечить управляемость системой.
Понимание функционирования знаковых систем в качестве действенного инструмента управления, а также создание новых, отвечающих потребностям организации, может значительно помочь в разработке мер эффективного управления. |
| |
|
|
