|
| | | | Проблемы современной экономики, N 4 (40), 2011 | | | | ПРОБЛЕМЫ НАУКИ И ОБРАЗОВАНИЯ | | | Вишнякова Е. А.
аспирант кафедры прикладной экономики Санкт-Петербургского государственного электротехнического университета
| |
| | | | | В статье обоснована необходимость создания автоматизированной информационной системы управления вузом в целом и приемной кампанией в частности. Дается анализ влияния процессов информатизации на эффективность приемной кампании вуза | | Ключевые слова: высшее учебное заведение, автоматизированная система управления, эффективность | | УДК 378; ББК 74 |
Главная цель высшего учебного заведения — это подготовка востребованных рынком труда, обладающих необходимыми компетенциями квалифицированных и конкурентоспособных выпускников. Несомненно, для достижения этой цели требуется учитывать множество факторов, но, прежде всего, стоит обратить внимание на вход «черного ящика» под названием вуз: на приемную кампанию. Ведь привлечение на этапе приема мотивированных, целенаправленных и более подготовленных абитуриентов можно считать началом пути к успеху.
В настоящее время все высшие учебные заведения России столкнулись с изменившимися на государственном уровне условиями приема. Среди новых требований Минобрнауки России, изложенных в документе «Порядок приема граждан в имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения высшего профессионального образования» [1], необходимо выделить следующие.
Во-первых, вуз обязан оперативно представлять текущую информацию по приему на официальном сайте. Так, в пунктах 22 и 23 «Порядка приема» говорится о том, что «в период приема документов приемная комиссия вуза ежедневно информирует о количестве поданных заявлений и конкурсе. Информация ... должна быть ... размещена на официальном сайте высшего учебного заведения и на информационном стенде приемной комиссии» [1, п. 22–23].
Во-вторых, сотрудники приемных комиссий стали обрабатывать большее количество документов от абитуриентов, несмотря на общероссийский демографический спад. Это объясняется появившейся у абитуриентов возможностью подавать документы одновременно в 5 вузов [1, п. 26]. Так в СПбГЭТУ «ЛЭТИ» за несколько лет в полтора раза увеличилось количество поданных заявлений: в 2005–2006 гг. ежегодно обрабатывалось около трех тысяч заявлений, а в 2010–2011 гг. — около пяти тысяч.
В-третьих, вузы обязаны учитывать возможность абитуриента участвовать в конкурсе на 3 специальности или направления подготовки, в соответствии с приоритетами. Как сказано в «Порядке приема» «поступающий на первый курс ... вправе подать заявление и участвовать в конкурсах одновременно ... по трем направлениям подготовки (специальностям), группам направлений подготовки (специальностей) или факультета в одном вузе. При этом поступающий вправе подать такое заявление одновременно на различные формы получения образования ..., а также одновременно на бюджетные места и на места по договорам с оплатой стоимости обучения» [1, п. 26].
В-четвертых, вузу необходимо организовывать прием на различных условиях таких категорий абитуриентов как: поступающие по целевому приему, поступающие по результатам олимпиад школьников и льготных категорий граждан. Для каждой из этих категорий предусмотрены особые условия зачисления.
И, наконец, изменились формы вступительных испытаний. Наряду с ЕГЭ, обязательным для выпускников школ, существуют абитуриенты, имеющие право сдавать вступительные испытания по форме вуза. Это усложняет систему учета набранных баллов и проведение конкурса.
Неотъемлемой частью процесса реформирования в любой области социально-экономической сферы, в том числе и в образовании является процесс информатизации. Удовлетворить потребности участников приемной кампании без внедрения информационных технологий практически невозможно [5]. Как следствие, необходимо адаптировать или кардинально изменять информационные средства и системы, обеспечивающие реализацию приемной кампании. Каждому вузу требуется усовершенствование существующей или внедрение новой информационной системы, поддерживающей процессы, реализуемые в приемной комиссии. Используемые ранее программные продукты не отражают в полной мере современных условий и потребностей вузов. Новая система должна в первую очередь обеспечить реализацию приема в соответствии с Порядком приема [1]. Однако даже формальное выполнение новых требований Министерства образования и науки России, предъявляемых к высшим учебным заведениям дает дополнительные преимущества, трудно поддающиеся учету. Например, оперативность отражения на сайте информации по приему является залогом лояльности и доверия к университету абитуриентов и их родителей. Таким образом, внедрение автоматизированной системы управления приемом в высшее учебное заведение, в значительной степени влияет на эффективность приемной кампании вуза.
Первая информационная система в ЛЭТИ появилась в конце 80-х гг. как программный продукт собственной разработки. Сначала это была база данных «Студент», которая охватывала процесс обучения и использовалась деканатами факультетов, а на следующий год база данных «Абитуриент», содержащая сведения о поступающих. Долгие годы блок, обеспечивающий приемную кампанию, совершенствовался и изменялся. Но наряду с достоинствами информационных систем, созданных и поддерживаемых силами вуза, такие «свои» системы практически исключают возможность интеграции с другими решениями, которые применяются в вузе, а также ставят вуз в зависимость от команды разработчиков программы. В результате анализа всех существующих проблем и поставленных задач руководством СПбГЭТУ «ЛЭТИ» было принято решение о внедрении информационной системы «Абитуриент», разработанной вне стен вуза сторонней компанией-разработчиком.
После принятия такого решения было необходимо сориентироваться в многообразии фирм и грамотно выбрать эффективное программное обеспечение, чтобы не создать дополнительных проблем, а наоборот упростить техническую работу сотрудникам приемных комиссий и предоставление отчетности, как руководству вуза, так и в вышестоящие инстанции. Для внедрения информационной системы требовалось четкое понимание целей проекта. Задачами внедрения системы «Абитуриент» в ЛЭТИ стали:
● Повышение оперативности предоставления информации абитуриентам и их родителям, что в свою очередь приведет к повышению лояльности и доверия.
● Упрощение внешнего и внутреннего взаимодействия приемной комиссии ВУЗа.
● Доступность информации, совместимость с другими системами, внедренными в вузе. Возможность проследить путь абитуриента от его первого обращения в вуз до получения статуса студента-первокурсника и далее.
● Сокращение затрат, в том числе, времени при приеме документов от абитуриентов и трудозатрат сотрудников, работающих на всех уровнях (автоматическое формирование приказов о зачислении, требуемых форм отчетности как в органы, контролирующие деятельность вуза, так и в независимые организации).
Кроме того, новая, удовлетворяющая современным требованиям информационная система должна была обеспечить поддержку выполнения контрольных цифр приема с учетом особенностей организации приема для всех категорий абитуриентов и свести к минимуму возможные технические ошибки.
К любой информационной системе, в том числе информационной системе вуза предъявляется целый ряд требований, важнейшими из которых являются (с учетом требований, изложенных в [7], развитых автором применительно к вузу):
● Полнота данных — для задач управления важно, чтобы данные, необходимые для анализа и принятия решения, в полной мере отражали показатели деятельности по анализируемому бизнес-процессу, для обеспечения данного свойства информации, во-первых, необходимо, чтобы информационная система вуза покрывала все необходимые направления деятельности вуза, во-вторых, данные из разных направлений должны быть связаны между собой.
● Достоверность — корректность данных может быть проверена, во-первых, с помощью специализированных проверок при вводе данных, во-вторых, путем автоматизированных процедур сопоставления данных при формировании отчетов, в-третьих, с помощью пользователей среды, которые получают одни и те же данные в различных приложениях, что повышает вероятность выявления ошибок ввода.
● Актуальность — для обеспечения актуальности данных в системе необходимы процедуры актуализации, которые могут быть построены только в условиях полной интеграции данных.
● Непротиворечивость информации — обеспечивается некоторым набором правил: например, первичный ввод данных в систему осуществляется только в одном приложении.
● Безопасность и управление доступом к данным. Поддержка регламентируемого управляемого доступа возможна при наличии системы регистрации и управления правами доступа ко всем информационным ресурсам вуза. Комплексное решение проблемы управления доступом к данным и сервисам системы возможно на основе создания единой системы регистрации и управления доступом для всех проектов информационной системы. Безопасность работы обеспечивается как на аппаратном уровне, так и на уровне системы управления правами и используемых протоколов.
● Производительность — является важным фактором своевременного принятия обоснованных решений. Повышение производительности достигается различными подходами. Алгоритмы баланса нагрузки, которые могут использоваться в системе с определенной архитектурой, также позволяют значительно повысить общую производительность среды. Архитектура системы должна основываться на компонентной модели, которая позволяет распределять компоненты по серверам и с помощью алгоритмов баланса нагрузки переносить работу или данные на менее загруженный сервер.
● Устойчивость — способность восстановления работы приложений и сервисов в заданный временной интервал после сбоев в работе оборудования или программного обеспечения. Устойчивость должна быть обеспечена и на уровне специализированных процедур проверки и восстановления целостности данных.
Чрезвычайно важный шаг в процессе внедрения информационной системы в вузе — это выбор платформы. Логичным является построение системы на одной платформе, но как правило, в российских вузах внедрены несколько систем разной функциональности [2]. Выбор платформы определяет структуру информационной системы, ее стоимость, а в связи с этим и результативность внедрения. Возможными платформами могут рассматриваться: SAP R/3, Oracle EBS, MBS Navision, mySAP Higher Education & Research, «Университет» (РЕДЛАБ), Галактика «Управление вузом», 1С: Предприятие 7.7 и ряд других.
Однако, как отмечает А.В. Солдатов в статье «Информационная система как основа эффективного управления вузом» [6] использование типовых, представленных на рынке корпоративных информационных систем как готовых решений для управления вузом, в том числе управления приемом, невозможно в силу специфики вуза как объекта управления. Разработка системы с использованием универсальных языков и сред программирования чрезвычайно сложна и трудоемка. В связи с этим считается единственно возможным использование предметно-ориентированной среды разработки и доработку открытых стандартных компонентов под специфику вуза (например, справочников сотрудников, подразделений и т.д.) [6]. Также А.В. Солдатов обосновывает, что в настоящее время остро стоит вопрос о разработке типового решения информационной системы вуза, обладающего достаточной функциональностью, технологическими характеристиками и, вместе с тем, невысокой стоимостью разработки, внедрения и сопровождения. Важным требованием к системе выступает легкая обучаемость пользователей, администраторов и разработчиков, а также наличие контингента специалистов, уже имеющих достаточный опыт [6].
В СПбГЭТУ «ЛЭТИ» задача выбора информационной системы была успешно решена, разработчиком выбранной системы стала компания «Галактика». Компания существует на рынке больше 20 лет, была основана в 1987 году и предлагает широкую линейку программных продуктов «Управление Вузом». Функциональность данного продукта представляет собой эффективный инструмент для управления приемной кампанией, учебным процессом и всей финансово-хозяйственной деятельностью вуза. Но в зависимости от потребностей ЛЭТИ имел возможность использовать только необходимую для управления приемной комиссией конфигурацию. Открытость решения программы «Управление Вузом» позволило легко интегрировать его с системами, которые уже используются учебным заведением: с системами электронного документооборота, программами бухгалтерского учета, управления библиотечным фондом, информационным порталом вуза. Это обеспечило возможность построения единого информационного пространства и сохранения учебным заведением ранее сделанных инвестиций в информационные технологии (IT). Кроме того, эта информационная система, а именно функциональность, касающаяся приемной комиссии была внедрена и отработана в нескольких вузах Санкт-Петербурга (например, в Санкт-Петербургском государственном университете сервиса и экономики).
Проект внедрения информационной системы «Абитуриент» был запущен в ЛЭТИ в ноябре 2009 года. Система интегрировалась в существующую информационную систему вуза и расширила уже существующую функциональность. Проект заключался в реализации следующих этапов:
● Заключение соглашения на оценку применимости решения «Галактика-ВУЗы» (2 ноября 2009 г.);
● предварительная оценка проекта построения информационной системы управления приемной кампанией (11 ноября 2009 г.);
● договор на информационно-консультационные услуги по обучению сотрудников СПбГЭТУ (20 ноября 2009 г.);
● сублицензионный договор на право использования Системы Галактика ERP 8.1 (30 ноября 2009 г.);
● договор на разработку технического задания (1 декабря 2009 г.);
● договор на разработку каталогов и справочников НСИ (11 марта 2010 г.);
● договор на настройку Системы Галактика ERP (10 мая 2010 г.);
● договор на разработку отчетных форм (7 июня 2010 г.);
● договор на консультационные услуги (26 июля 2010 г.).
На базе новой информационной системы состоялся прием абитуриентов в 2010 и 2011 гг. По итогам двух приемных кампаний можно говорить о том, что все поставленные задачи были решены. По данным, полученным благодаря новой информационной системе, был проведен углубленный анализ структуры абитуриентов, подававших заявления в ЛЭТИ и студентов-первокурсников. В целом, автоматизация работы способствовала росту результатов приемной комиссии, и предоставила вузу возможность предложить свои образовательные услуги большему количеству абитуриентов, способствовала повышению престижности вуза, позволила выполнить план приема, зачисляя в вуз самый подготовленный контингент абитуриентов. Внедрение новых технологий привело к существенной экономии средств за счет сокращения трудовых, временных и социально-психологических затрат, ускорения процессов обработки информации, уменьшения количества вероятных ошибок, возможности обслуживания большего количества абитуриентов, повышения оперативности и обоснованности принятия решений.
Следует особо отметить значительное повышение эффективности управленческой деятельности университета на основе упрощения предоставления сведений в органы, контролирующие деятельность вузов. Существует несколько обязательных для вузов форм отчетности, для подготовки которых требуются значительные временные затраты. Например, форма № 3-НК «Сведения о подготовке специалистов с высшим образованием в государственном образовательном учреждении», которая готовится вузом ежегодно, количественно и качественно охватывает все аспекты деятельности вуза — в том числе и результаты приема в высшее учебное заведение. Отчет по этой форме предоставляется в Министерство образования и науки Российской Федерации в бумажном и в электронном виде. От точности и полноты сведений, приведенных в форме № 3-НК, зависит общий рейтинг вуза, который в конечном итоге влияет и на объемы финансирования [2]. В результате внедрения новой системы «Абитуриент» подготовка данных заняла значительно меньше времени, чем при использовании системы, существовавшей ранее.
Наряду с положительными результатами были выявлены трудности, которые можно рассматривать как программу для улучшения. Во-первых, возможности системы до конца не реализованы, так, например, существует возможность полного исключения бумажных записей при приеме документов от абитуриента. Однако для этого требуется тестирование системы в течение нескольких лет. Во-вторых, велико влияние человеческого фактора при работе с системой, в связи с этим потребуется более тщательная подготовка сотрудников, занятых работой в приемной комиссии.
Организация и проведение вузом приемной кампании на всех ее этапах сопровождается необходимостью обработки больших объемов информации в условиях жестких сроков. Учет контингента абитуриентов, информирование о конкурсной ситуации, подготовка ведомостей, проведение вступительных испытаний, обработка результатов сдачи экзамена, проведение процедуры зачисления, издание приказов о зачислении — вот далеко не полный перечень задач, решаемых приемной комиссией. А тесное взаимодействие с другими структурами вуза, информационное обеспечение процессов принятия оперативных решений в ходе проведения приемной кампании? Пока остается открытой проблемой. Кроме того, необходимо информационное обслуживание абитуриентов на каждом этапе: от подачи документов до зачисления. Важность, актуальность и высокая востребованность задач требуют эффективных, гибких программных средств, позволяющих автоматизировать работу приемной комиссии. Информационная поддержка — один из важнейших процессов в системе процессов управления вузом. Качественная информационная поддержка позволяет повысить эффективность деятельности вуза в целом. Качественные показатели повышения результатов и сокращения затрат системы управления вузом, приведенные в статье, доказывают это.
Недавно появились документы, подготовленные при участии Минобрнауки и регламентирующие требования к информационным системам. «Требования к отраслевой информационной системе сферы образования Российской Федерации» [3] — это требования, касающиеся информационных систем, функционирующих в образовательных учреждениях. А также документ — «Концепция создания интегрированной информационной системы Минобрнауки» [4], основным положениям которого должны соответствовать информационные системы вузов. Это говорит о возрастающем внимании, и важности вопроса создания единого информационного пространства и соблюдения требований единообразия к информационной системе как отдельно взятого вуза, и всех учебных заведений России. Апробация информационных систем, соответствующих требованиям, изложенным во вновь принятых документах, покажет их обоснованность и, вероятно, высветит новые проблемы, которые предстоит решать. |
| |
|
|
