Logo Международный форум «Евразийская экономическая перспектива»
На главную страницу
Новости
Информация о журнале
О главном редакторе
Подписка и реклама
Контакты
ЕВРАЗИЙСКИЙ МЕЖДУНАРОДНЫЙ НАУЧНО-АНАЛИТИЧЕСКИЙ ЖУРНАЛ English
Тематика журнала
Текущий номер
Анонс
Список номеров
Найти
Редакционный совет
Редакционная коллегия
Представи- тельства журнала
Правила направления, рецензирования и опубликования
Научные дискуссии
Семинары, конференции
 
 
Проблемы современной экономики, N 1 (69), 2019
ЭКОНОМИКА, УПРАВЛЕНИЕ И УЧЕТ НА ПРЕДПРИЯТИИ
Трушевская А. А.
доцент кафедры управления и экономики
Санкт-Петербургского университета ГПС МЧС России,
кандидат экономических наук

Молдован А. А.
доцент кафедры экономической теории
Санкт-Петербургского университета промышленных технологий и дизайна,
кандидат экономических наук


Вопросы автоматизации и использования информационных технологий в управлении бизнесом
В статье рассматриваются вопросы использования современных программных продуктов по обработке экономической информации и управления бизнесом, адаптированных к определенному характеру и виду деятельности, позволяющие значительно сокращать сроки проведения аналитических процедур данных, поступающих по различным каналам и решать многомерные аналитические задачи в системе усиления внутрихозяйственного контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни
Ключевые слова: информационные технологии, автоматизация информационных потоков, автоматизация учетно-управленческих функций, экономическая безопасность, гостиничный бизнес
УДК 338.242; ББК 65.050   Стр: 63 - 66

В современном обществе информационные технологии являются неотъемлемым фактором влияния на эффективность экономической среды, уровень спроса, продуктивность производства, актуальность управленческих решений. Развитие информационных технологий в бизнесе привели к росту продуктивности труда. Благодаря технологическому прогрессу предприятия смогли модернизировать организационную структуру, производственные мощности, сделать информацию товаром. Информационные технологии позитивно влияют не только на прибыльность отдельно взятых предприятий, они также повышают и благосостояние экономики в целом, делают рынок более открытым к внедрению инноваций в дальнейшем. Для бизнеса информационные технологии стали своеобразным толчком, в котором нуждалась экономическая сфера.
Ведение разноотраслевого бизнеса обусловлено функционированием прозрачного правового поля, использованием современных информационных технологий, грамотных учетно-аналитических процедур [1]. Расширение ассортимента товаров и услуг приводит к усложнению процесса управления продажами, начиная от заказа товаров и заканчивая их учетом и формированием соответствующей отчетности. Однако предприятиям малого бизнеса присуще противоречие между экономией затрат на обработку учетно-управленческой информации и недостаточностью информационной базы для принятия экономических решений как внешними, так и внутренними пользователями информации. В этой связи для эффективного развития малого бизнеса требуется умение грамотно и в кратчайшие сроки реагировать на последние тенденции рынка и изменения потребительского спроса. Обладание подобными навыками управления множеством информационных потоков становится особенно важно.
Современный уровень развития компьютерных технологий и программного обеспечения в целях автоматизации всех уровней системы управления хозяйствующего субъекта позволяет регистрировать первичные данные, вести строгую регистрацию хозяйственных событий, организацию расчетных операций предприятия по оплате счетов контрагентов и формировать отчетный информационный массив о движении организационных ресурсов и предпринимательских возможностей, гарантирующих наиболее динамичное научно-техническое развитие [2]. Малый бизнес испытывает потребность в автоматизации таких же учетно-управленческих функций, что и фирмы, относящиеся к крупному бизнесу. Широкий простор для организации контроля над протеканием бизнес-процессов дают современные информационные технологии. Сделать эту процедуру более простой и управляемой помогают современные компьютерные системы, которые позволяет сэкономить один из самых важных ресурсов предпринимательской деятельности — время, необходимое для оценки и прогнозирования производственной деятельности.
Применение информационных технологий значительно сокращает сроки проведения аналитических процедур, вместо приближенных расчетов производятся точные вычисления и решаются многомерные аналитические задачи в системе усиления внутрихозяйственного контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни. Эффективная автоматизация финансовой и управленческой информации достигается, когда в процессе обработки значительных объемов данных используется многопользовательский режим.
Выбор подхода по использованию информационного обеспечения зависит от типа предприятия и объемов производственной деятельности. Выбор программных продуктов, предлагаемых компьютерными разработчиками, определен целями и задачами, которые ставятся перед автоматизированной обработкой экономической информации хозяйствующего субъекта. Функционально программные продукты подразделяются на:
–  программы, выполняющие функции формирования финансовой отчетности;
– программные продукты, комплексно реализующие задачи финансового, налогового учета и анализа;
– программы, обрабатывающие отдельные управленческие участки предпринимательской деятельности (финансового менеджмента).
Однако выбор подхода по использованию информационного обеспечения зависит от типа предприятия и объемов производственной деятельности. Предприятия малого бизнеса, преимущественно, используют специализированный программный продукт «1С: Бухгалтерия предприятия 8.3», в котором автоматически создаваемые финансовые отчеты, налоговые декларации, отчетность по страховым взносам, сохраняются в файлах для передачи по телекоммуникационным каналам фискальным и внебюджетным органам. Программные продукты компании «1С» имеют общее основание (фундамент). В технологической платформе функционируют конфигурации 1С: Бухгалтерия 8. Базовая версия, 1С: Управление торговлей, 1С: Зарплата и управление персоналом и др.
Для предприятий малого бизнеса и индивидуальных предпринимателей компанией «1С» созданы специализированные варианты: «1С: Упрощенка 8», предварительно настроенная версия для ведения учета по УСН; «1С: Предприниматель 2015», вариант с простым интерфейсом, для предпринимателей, не владеющих специальными знаниями в бухгалтерской сфере; «1С: Бухгалтерия для 1» — программная версия, рассчитанная на одно предприятие или ИП, с любым видом коммерческой деятельности и формой налогообложения.
При использовании современных версий программных продуктов в процессе обработки учетно-аналитической информации должна быть учтена полиструктурность, способность качественного использования ресурсов, научно-технического прогресса, социальной сферы и адекватной реакции на изменения внутренней и внешней среды путем предотвращения разного рода экономических угроз. При этом под адекватной реакцией предприятия следует понимать целенаправленные изменения параметров, структуры и свойств любого звена предприятия в ответ на изменения, происходящие как во внешней среде деятельности объекта, так и внутри него [5]. Так, программные продукты, разработанные специально для торговых розничных предприятий, предназначены, как правило, для «традиционных» продаж и могут не учитывать, например, специфику деятельности АЗК, что вынуждает такие предприятия вести учет продаж топлива и товаров в разных системах параллельно и приводит к дополнительным трудозатратам по сведению данных об общих продажах нефтесбытовой сети. Интеграция программного продукта Servio Pump и «1С: Бухгалтерии 8» позволяет из программ «АЗС Плюс 2» и «С-Бенч офис» загружать данные о поступлении и продаже ГСМ и сопутствующих товаров в бухгалтерскую программу и тем самым полностью автоматизировать все основные функции торгового предприятия: закупки, прием, позволяет: хранение, реализацию нефтепродуктов, товаров и услуг, а также отношения с клиентами. Программа «АйТи-Ойл: Торговая система» позволяет проводить единый учет продаж как сопутствующих товаров и услуг, так и топлива, что открывает новые возможности для увеличения оборота, оптимизации управления, минимизации расходов и повышения эффективности работы персонала, а также способствует повышению прибыльности торговли сопутствующими товарами и нефтепродуктами за счет эффективного централизованного управления товарными потоками и ассортиментно-ценовой политикой. Обеспечивая работу на всех уровнях управления предприятием «Торговая система АйТи-Ойл»:
– реализует выполнение полного цикла товародвижения и себестоимости по методу FIFO («первый пришёл — первый ушёл») c учетом перемещения партий товара между складами и магазинами;
– содержит мощную подсистему работы с поставщиками, включая ассортименты поставщиков и автоматическое формирование заказов поставщикам;
– реализует гибкую систему ценообразования: предоставляет возможность формирования различных видов цен и разнообразных скидок, индивидуальных для каждого магазина;
– осуществляет поддержку сортности и сроков истечения годности товаров;
– поддерживает современную технологию штрихового кодирования, предоставляя возможность работы с кодами производителей, кодами поставщиков и собственными кодами;
– предоставляет мощные средства массированного изменения атрибутов товаров (при изменении налоговой системы, изменении ставок существующих налогов, при необходимости экстренного изменения цен по части товарной номенклатуры или по всей номенклатуре и т.д.);
– не требует обязательной постоянной связи между объектами торговой сети (складами, магазинами, АЗК): обмен информацией между ними может происходить с использованием разных физических методов соединения;
– имеет развитую подсистему отчётов, при этом структуры данных хранения первичных документов и аналитической информации являются открытыми, что позволяет использовать отчётные средства общего назначения и дополнять систему отчётными формами и аналитикой, специфичными для конкретного клиента;
– позволяет использовать самый широкий спектр современного торгового оборудования различных производителей: POS-терминалы, электронные весы, терминалы сбора данных, принтеры этикеток.
Адаптированные к определенному характеру деятельности компьютерные программы, позволяющие решать сложные проблемы сбора и сортировки информации, отработки поступающих по различным каналам данных и оказания содействия руководству в принятии оперативных и стратегических решений используются в гостиничном бизнесе.
В настоящее время на предприятиях гостиничного бизнеса широко распространены информационные компьютерные системы по формированию сетевой инфраструктуры системного управления сервисами в гостинице, объединенные в сети и позволяющие при минимуме занимаемого объема создать мощную программную поддержку. Для обслуживания внешних и внутренних служб, в гостиницах используется система управления гостиничным имуществом PMS (Property Management System), которая разделяет работу на три основных сегмента:
1. Общественные (внешние) службы.
2. Внутренние службы.
3. Области взаимодействия (программные модули, обеспечивающие взаимодействие и функционирование всех систем гостиниц).
Для обслуживания внешних служб гостиницы компьютерная система управления гостиничным имуществом имеет четыре общих модификационных программных модуля: бронирование, управление номерным фондом, расчеты с клиентами и общее управление.
Выполнение функции бронирования мест и работает в режиме подтверждение / отказ и с привязкой ко времени осуществляет модуль «Бронирование». Информация отражается на дисплеях компьютерной сети, которая может быть включена в общую систему бронирования гостиничной цепи, либо может работать автономно. При этом система PMS, вне зависимости от своего происхождения, осуществляет накопление данных в автоматическом режиме и способна в доли секунды выдавать по желанию оператора информацию о свободных и занятых номерах и доходе на определенную заявленную оператором дату, как в прошлом, так и в будущем.
Контроль за загрузкой, уборкой и другими операциями с номерным фондом позволяет осуществлять модуль «Управление номерным фондом», при этом хранит информацию о каждом номере. Составным элементом этой системы является электронный хранитель ключей и информационное табло, немедленно отражающее все, что связано с номерным фондом гостиницы. Поскольку эта компьютерная система полностью заменяет традиционное оборудование службы портье, именно широкие возможности системы PMS и определили популярность этой модификации среди гостиничных предприятий.
Счета клиентов ведутся электронной системой, модуль «Расчеты с клиентами» не только избавляет от необходимости заводить карточную систему, держать специальные шкафы и чековые кассы, но и предоставляет возможность повысить контроль ведения расчетов с клиентами и значительно упрощает проведение аудиторной работы. Это не только упрощает работу, но и высвобождает помещение.
Известно, что запросы руководства о состоянии дел в предприятии обычно вызывают необходимость подготовки соответствующих отчетов. Такая возможность в значительной степени облегчается благодаря хранящейся в памяти базе данных, поступающих от системы модулей «Бронирование», «Управление номерным фондом» и «Pасчеты с клиентами». Данную функцию обеспечивает модуль «Общее управление», который работает вместе с другими модулями PMS и позволяет осуществлять интерфейсную связь между общественными и внутренними службами системы PMS.
Система информационного обеспечения внутренних служб гостиницы в значительной степени отличается от того, что связано с обслуживанием внешних служб и включает следующие типичные модули:
– модуль «Ведение общего бухгалтерского учета», включает создание таблицы счетов и систематическое осуществление операций по ним;
– модуль «Расчеты по заработной плате», несет одну из основных функциональных нагрузок в системе обслуживания внутренних служб гостиницы: позволяет учитывать оклады, классифицированные коды, надбавки на питание, кредитные обязательства по выдаче униформы, налоги и пр.;
– модуль «Учет имущества на складах» позволяет учитывать наличие и движение имущества на складах в натуральном и стоимостном выражении, причем система позволяет постоянно соизмерять стоимость хранящихся товаров с их рыночной стоимостью на конкретную дату;
– модуль «Финансовые отчеты» позволяет получать как моментальные, так и платежные отчеты о финансовой деятельности.
Хотя число интерфейсов в системе PMS постоянно увеличивается, наиболее популярными прикладными программами являются: «Текущая продажа» (ТП), «Управление энергетическими ресурсами», «Телефонные счета», «Система электронного запирания» (СЭЗ) и «Встроенные бары и демонстрация видеофильмов» (ВБТ). Пример взаимодействия различных интерфейсов в системе управления гостиницей представлено на рис.1.
Данные, собранные в момент проведения программы «Текущие продажи» (ТП), являются исключительно важными для проведения точной и своевременной работы модулей «Расчеты с клиентом» и «Финансовые отчеты». Способность увязывать эти данные с обслуживанием внешней и внутренней служб гостиницы создает массу преимуществ, вытекающих из сравнительного анализа и отчетности по нему.
Контроль за гостиничными номерами через модуль «Управление энергетическими ресурсами» позволяет снизить расход электроэнергии и, соответственно, экономить средства на ее оплату.
Рис.1. Структура компьютерной системы управления гостиницей
Особое внимание в системе РМS привлекает такой интерфейс как «Телефонные счета», который позволяет гостинице контролировать внутренние, местные и междугородные разговоры, отвечает за определение стоимости разговоров, путем взаимодействия с системой PMS и направление счета в ячейку, соответствующую гостиничного номеру, из которого велся разговор. В результате введения данного интерфейса гостиничная телефонная система, традиционно являющаяся расходной статьей, может превратиться в серьезный источник доходов.
«Система электронного запирания» (СЭЗ) в корне меняет характер контроля гостиницы за условиями и возможностью проникновения в номера. Такая техника повышает безопасность проживающих гостей, улучшает контроль и степень загрузки номерного фонда.
Включение интерфейса ВБТ в модуль «Расчеты с клиентом» системы PMS изменило механизм выставления счетов и позволило создать специализированный центр контроля доходов. Объединение и централизация множества информационных потоков от систем здания может обеспечить система управления такими гостиничными сервисами, как телефония (традиционная, IP, Wi-Fi, DECT, GSM, различные варианты текстовых сообщений), видеонаблюдение, оповещение, решения в области обеспечения безопасности, SCADA (инженерные системы здания), контроль доступа, Property Management System (PMS), Rapid Response System (RRS). Модель сетевой инфраструктуры системы управления сервисами в гостинице представлена на рис. 2.
Рис.2. Сетевая инфраструктура системы управления сервисами в гостинице
Развитие системы сетевой инфраструктуры управления сервисами в гостинице позволяет объединить в комплексе не только большой спектр оборудования, но и реализовывать многочисленные сценарии развития гостиничного бизнеса, обеспечивая при этом стратегический контроль качества гостиничного продукта. Сетевой комплекс системы управления гостиничными сервисами позволяет решать такие типовые задачи, как:
– автоматизация управления системами мини-баров (автоматизация передачи персоналом гостиницы информации о статусе мини-бара в номере в систему биллинга, а также соответствующему обслуживающему персоналу);
– автоматическая передача техническому персоналу информации о событиях в инженерных системах здания, неполадках в работе разнообразного оборудования для максимально оперативного решения проблем;
– обеспечение доступности RRS-систем для пользователей телефонных аппаратов. Различные варианты исполнения голосовых меню, обработка различных сценариев по эскалации задач при необходимости;
– обеспечение интеграции мобильных устройств с системами обеспечения безопасности, видеонаблюдения, контроля доступа, обеспечивая тем самым возможность отработки разнообразных сценариев по тревогам от данных систем;
– автоматизация обработки событий от систем пожарной безопасности здания, автоматическая организация телефонных конференций между ответственным персоналом при наличии тревоги, эскалация тревог, управление эвакуацией, а также обеспечение дополнительного функционала для систем громкоговорящего оповещения.
С позиции организации четкого документооборота, учета движения товарных потоков, использования штрих кодирования, контроля закупок и расчетов с поставщиками, анализа продаж интересна система ФРЕГАТ-РОЗНИЦА. Данный программно-аппаратный комплекс включает функциональные составляющие:
– для обеспечения контроля кассовых операций используется Фронт-офис — кассовая программа и торговое оборудование;
– для регулирования контроля ценообразования, отражения результатов инвентаризации, печати ценников и этикеток со штрих кодами, объемов продаж и расчетов с контрагентами предусмотрено ПО Бэк-офис;
– для обеспечения централизованной аналитической информации и формирования финансовой отчетности по данным учетных регистров, управления товародвижением в целом по предприятию предусмотрено ПО Центр-офис.
Направление, которое можно считать перспективным решением проблемы формирования зрелой ИT — инфраструктуры субъектов малого бизнеса это использование «Облачных сервисов»: представление в качестве услуг инфраструктур Infrastructureas a Service (IaaS), программного обеспечения Software as a Service (SaaS); коммуникации Communication sasa Service (CaaS) и т.д.
Для малых предприятий актуальны сервисы, представленные в облачных структурах, которые обеспечивают сокращение расходов на информатизацию, техническую поддержку и сопровождение информационных систем. Оперативная доступность к необходимым ресурсам при решении задач в области информатизации, прозрачность и прогнозируемость издержек обуславливает, в свою очередь, мобильность работников, занятых в области компьютерных технологий. Основными факторами, которые могут ограничить использование облачных сервисов, являются риски, связанные с безопасностью информационных систем, обеспечением конфиденциальности данных и доступностью Интернета.
Весьма эффективной зарекомендовала себя на практике система электронной отчетности и электронного документооборота. В настоящий момент наиболее современными средствами передачи отчетности является Онлайн-отчетность через Интернет, что является удобным сервисом для предприятий, в том числе в сфере малого бизнеса. Несмотря на то, что для ИП электронная отчетность не является обязательной, он все равно может ей воспользоваться, подписав соответствующее соглашение с налоговой инспекцией, так как для него такая сдача отчетности имеет ряд преимуществ, связанных с гарантией доставки документов, передачей документов в любое время и непосредственно из офиса, с электронной подписью документов. Кроме того, программа отслеживает технические ошибки, оперативно обновляет формы отчетности, у пользователей электронного документооборота имеется возможность передачи деклараций и прочих отчетов, получения ответных справок и выписок от фискальных органов.
Отправка онлайн-отчетности предприятиями может производиться самостоятельно через сайт nalog.ru или через оператора электронного документооборота, получив электронную подпись в любом удостоверяющем центре, имеющем соответствующую аккредитацию. Формировать и отправлять электронные декларации можно через различные электронные серверы:
– «Мое дело» — сервис, который предлагает широкий спектр услуг для предпринимателей, начиная с ведения онлайн-бухгалтерии до сдачи отчетности в электронном виде;
– «1С-Отчетность» — сервис для отправки отчетности непосредственно через популярную программу «1С», обеспечивает двусторонний обмен данными с контролирующими органами (в том числе, получение писем, уведомлений и выписок);
– «Налогоплательщик» — программный комплекс, позволяющий вести бухгалтерию, формировать отчетность, заверять ее электронной подписью и отправлять в ФНС, ФСС и ПФР;
– «Контур Эльба» — полезный сервис, в котором можно подготовить и сдать отчетность в электронном виде;
– «Небо» — бухгалтерский сервис для ведения учета и сдачи отчетности [6].
Качественное использование современных информационных ресурсов зависит от квалификации и мобильности руководства, согласованности между подразделениями, поскольку в условиях необходимости принятия быстрых решений, каждый из них решает ситуацию по своему усмотрению, результатами чего могут стать проблемы в других подразделениях предприятия [5].
Стабильная предпринимательская деятельность и формирование информационной безопасности предприятия предусматривают непрерывную поддержку оперативного функционирования, своевременное прогнозирование необходимых ресурсов, обеспечение финансовой устойчивости, осуществление мониторинга и идентификации проблем в бизнесе, принятия адекватных мер по их предотвращению или нейтрализации.
Подключившись к системе «Отчетность» можно использовать преимущества прикладных программ и систем программирования, обеспечивающих формирование учетно-аналитических моделей обработки документов и предоставляющих электронную финансовую отчетность по телекоммуникационным каналам. С другой стороны, имеются риски вирусных атак и опасение, что информация, передаваемая через Интернет-ресурсы, может оказаться в руках злоумышленников и тем самым принести значительный ущерб финансовому положению и защите собственной коммерческой тайны фирмы.
Качественное информационное обеспечение процесса управления хозяйственной деятельностью возможно только при использовании в полной мере всех достижений научно-технического прогресса. В первую очередь это касается применения в практике управления новейших информационных технологий: средств вычислительной техники, телекоммуникаций и программного обеспечения. В этой связи представляется актуальным широкое использование в практике управления бизнесом автоматизированных систем управления. Эффективная автоматизация финансовой и управленческой информации достигается, когда в процессе обработки значительных объемов данных используется многопользовательский режим.
Комплексная автоматизация учетно-аналитических процедур, начиная с первичного экономического анализа по отдельным показателям, планирования предстоящих налоговых платежей, оплаты счетов поставщиков, выплаты заработной платы и др., формирования информационных массивов по различным направлениям деятельности предприятия повышает информационный потенциал, необходимый для принятия оперативных решений. Применение информационных технологий значительно сокращает сроки проведения аналитических процедур, вместо приближенных расчетов производятся точные вычисления и решаются многомерные аналитические задачи в системе усиления внутрихозяйственного контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни.


Литература
1. Бадретдинова А.А. Информационная база анализа и оценки рисков // NovaInfo.Ru. — 2017. — Т.6. — № 58. — С. 235–239.
2. Булава И.В. Классификация современных методов оценки финансового положения предприятий / И.В. Булава, Э.Р. Шамсутдинова // Экономика и предпринимательство. — 2017. — № 1. — С.844–848.
3. Деревяшкин С.А. Об анализе экономических рисков и их влияния на капитал организации // Экономические науки. — 2015. — №127. — С.134.
4. Дордус К.В. Оценка финансовой устойчивости как составляющая экономической безопасности предприятия // Актуальные проблемы социально-гуманитарного и научно-технического знания. — 2015. — №2. — С.44.
5. Клокова М.И. Экономическая безопасность предприятия как необходимый элемент управления предприятием в современной рыночной экономике // Системное управление. — 2014. — №4. — С.54.
6. Малявина А.А., Гребнева М.Е. Улучшение финансового состояния предприятия посредством анализа бухгалтерской отчетности // Современные тенденции развития науки и технологий. — 2017. — № 1–5. — С. 91–93.

Вернуться к содержанию номера

Copyright © Проблемы современной экономики 2002 - 2019
ISSN 1818-3395 - печатная версия, ISSN 1818-3409 - электронная (онлайновая) версия