|
| | | | Проблемы современной экономики, N 2 (34), 2010 | | | | ЭКОНОМИКА, УПРАВЛЕНИЕ И УЧЕТ НА ПРЕДПРИЯТИИ | | | Кузнецова Л. Н.
доцент кафедры аудита Ростовского государственного университета «РИНХ»,
кандидат экономических наук
| |
| | | | | В статье анализируются вопросы формализации учетных процессов на основе современных информационных технологий и использования процессного подхода. Рассматриваются такие инструменты повышения эффективности организаций и совершенствования учета, как бенчмаркинг, реинжиниринг, процессно-ориентированное управление, всеобщее управление качеством, внедрение аутсорсинга | | Ключевые слова: бизнес-процесс, бухгалтерский учет, проектирование процесса, аутсорсинг, эталонное сравнение |
Современные компании, осуществляя свою деятельность, опираются на разнообразные внутренние и внешние источники информации. Тенденция укрупнения бизнеса и усложнение взаимосвязей между входящими в него элементами объективно повышают требования к качеству информации, в том числе и учетной, при принятии экономических решений различными субъектами экономической деятельности. Бухгалтерский учет — это не только источник информации, но и элемент формирования экономической политики, инструмент бизнеса, механизм управления производством продукции, оказания услуг.
Государственное реформирование бухгалтерского учета в РФ в целом отвечает потребностям развития рыночной экономики, но недостаточно для эффективного функционирования системы управления и формирования качественной информации в предпринимательских структурах. Одним из направлений повышение качества учетной информации может стать формализация учетных процессов. В соответствии с ИСО 9000:2000, «любой вид деятельности или набор видов деятельности, в которых используются ресурсы с тем, чтобы преобразовать входы в выходы, могут рассматриваться как процесс». Построение бухгалтерского учета в виде процессов, является условием создания единой системы управления предприятиями. В российских компаниях, являющихся лидерами в своих отраслях, данное направление совершенствования менеджмента реализуется несколько лет, однако подавляющее большинство организаций вопросами регламентации бизнес-процессов не занимаются, что еще больше отдаляет их от лидеров.
Совершенствование информационных технологий и внедрение их в учетный процесс поставило задачу разработки сквозных бизнес-процессов, включающих в себя также учетные процессы. По мнению Э.С. Хендриксена и М.Ф. Ван Бреда «в мире произошла информационная революция... на смену бухгалтерским регистрам придут базы данных, частью которых станет финансовая информация» [11, с.37].
Развитие бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации должно происходить в тесной связи с изменениями экономической ситуации в стране и отвечать характеру и уровню развития хозяйственного механизма. Дальнейшее совершенствование учета должно ориентироваться не столько на традиционные методы фиксации произошедших фактов хозяйственной деятельности, сколько на формирование прогнозной отчетности, на инструменты взаимосвязи функций бухгалтерского учета с различными функциями финансового менеджмента. Успешное взаимодействие бухгалтерского учета и менеджмента возможно при решении определенной задачи — сочетания учетных стандартов со стандартами управления и глобальной системой управления качеством.
Как показывает отечественный и мировой опыт, недопустимо неоправданное затягивание процессов преобразования бухгалтерского учета и отчетности. Однако форсирование изменений в бухгалтерском учете вне связи с изменениями в хозяйственном механизме и реальным функционированием рыночных институтов может привести к снижению качества финансовой информации.
Современная реальность характеризуется широким применением информационных технологий, что повышает аналитичность информации и положительно влияет на эффективность деятельности экономических субъектов, повышает их конкурентоспособность. Начальным этапом формализации бизнес-процессов может стать формирование схемы учетных процессов в организации. Обобщенная схема учетного процесса представлена на рис. 1. | | |  | | Рис. 1. Обобщенная схема учетного процесса |
Сложность бизнес-процессов, значительно различается в зависимости от отрасли, масштабов деятельности организации и т.п. В настоящее время единого определения бизнес-процесса нет. Кроме того, в некоторых случаях термины «процесс» и «бизнес-процесс» могут иметь одинаковую смысловую нагрузку, что создает определенные трудности при рассмотрении данной темы. Различные определения термина «бизнес-процесс» представлены в табл. 1. | | | Таблица 1
Перечень определений термина «бизнес-процесс» |  |
Исходя из рассмотренного перечня определений, можно сделать вывод, что бизнес-процесс в наиболее обобщенном виде — это последовательность повторяющихся действий, необходимых для достижения планируемого результата деятельности организации. Процессы должны выстраиваться в соответствии с целями организации и отвечать требованию эффективности, под которой следует понимать соотношение достигнутых результатов и использованных ресурсов.
Процессы существуют объективно и являются естественным отражением деятельности организации, но чтобы ими управлять, их необходимо правильно выделять, описывать и оптимизировать. Разработка бизнес-процессов, их детализация — трудоемкая, кропотливая работа. Так, автоматизация сквозного бизнес-процесса «Обработка страховых убытков» в компании РОСНО включала описание «20 подпроцессов и около 400 видов деятельности, при этом один из подпроцессов состоял из 230 видов деятельности. Проект занял около шести месяцев, и его результатами стали существенное повышение качества и сокращение времени обработки страховых убытков» [7] .
Анализ термина «бизнес-процесс», используемый различными авторами выявил значительный диапазон интерпретаций его смысловой нагрузки. Авторы по-разному осуществляют классификацию данного понятия. Наиболее известные классификации представлены в таблице 2. | | | Таблица 2
Классификации бизнес-процессов |  |
Как видно из таблицы, авторы классифицируют бизнесс-процессы по разным признакам, что обусловлено практическими потребностями их описания, формализации, построения, и т.п. Наличие в экономическом субъекте (группе взаимозависимых организаций) системы управления, основанной на регламентации процессов, позволяет осуществлять их мониторинг, своевременно определять отклонения в их функционировании и устранять нежелательные отклонения. Учетные процессы, являясь частью системы организации, обычно подлежат формализации, что обусловлено большим распространением информационных технологий в деятельности экономических субъектов. Поскольку практически каждый бизнес-процесс в той или иной мере сопровождается использованием информационных технологий, данные направления тесно взаимосвязаны.
Формализация учетных процессов позволяет их совершенствовать. Усовершенствования могут быть разного уровня и масштаба, но кардинальные качественные преобразования учетных процессов возможны только в условиях перехода от управления по функциям к управлению по процессам. Необходимое управление бизнес-процессом достигается, если его проектирование было достаточно грамотным. Основной подход к проектированию бизнес-процесса предложен компанией «Моторола» и состоит из следующих этапов:
1. Идентификация товара или услуги.
2. Идентификация потребителей.
3. Идентификация поставщиков.
4. Идентификация процесса.
5. Предотвращение ошибок в ходе процесса.
6. Измерение и контроль, улучшение целей [12, с. 317].
Применительно к бухгалтерскому учету, проектирование процесса должно быть направлено на выполнение соответствующих учетных задач. Если процесс проектируется внутри бухгалтерии, он будет выполнять локальные задачи. Но в крупных компаниях с большой степенью автоматизации и компьютеризации производства и управления бухгалтерский учет встроен в общую систему управления, и построение учетных процедур является элементом сквозных бизнес-процессов. На основе рисунка 1 и подходов к проектированию процессов, разработанных компанией «Моторола», можно предложить следующий алгоритм проектирования учетного процесса.
1. В качестве входа бизнес-процесса можно рассматривать информацию, факт хозяйственной деятельности, документы, необходимые и достаточные для выполнения учетных процедур.
2. Потребителем учетной информации может быть как внутренний, так и внешний пользователь. В качестве внутреннего потребителя можно рассматривать должностное лицо, получающее результат учетного процесса для принятия управленческого решения или для дальнейшей обработки этой информации. Внешними пользователями являются акционеры, кредиторы (банки), налоговые и статистические органы и т.п.
3. Поставщиком является должностное лицо, на которого возложена обязанность входа в процесс.
4. Процесс — сама учетная процедура.
5. Предотвращение ошибок основывается на выполнение установленных требований (стандартов, инструкций и т.п.).
6. Выход бизнес-процесса — это результат исполнения учетных процедур в виде документов, элементов баз данных и т.п. и осуществление контроля: внутренний аудит, обязательный аудит (в определенных случаях), налоговые проверки и т.п.
Подходы к описанию учетных бизнес-процессов могут быть различными. Возможно описание учетных бизнес-процессов, а также бизнес-процессов, включающих учетные процедуры посредством адаптации существующих стандартов описания бизнес-процессов к специфике бухгалтерского учета. Снижение затрат при создании бизнес-процессов возможно посредством издания их каталогов, например, с использованием классификаторов: однотипные процессы содержат повторяющиеся части, что и должно быть использовано многократно. Внедрение бизнес-процессов зависит от уровня развития менеджмента организации, да и сами бизнес-процессы градируются по уровню эволюционного развития.
Построение бизнес-процессов не может быть самоцелью. Определяющей целью является эффективное управление компанией. Управление бизнес-процессами можно определить, как развитие процессного подхода, изначально сформированного в системах менеджмента качества и реинжиниринга. Последующее развитие процессный подход получил с возникновением современных информационных систем. Появление нового класса информационных систем, которые позволяют построить модель бизнес-процесса на языке диаграмм, блок-схем, устанавливать степень допуска к системе, осуществлять мониторинг функционирования каждого и всех элементов системы создают необходимые предпосылки для дальнейшего совершенствования как самих бизнес-процессов, так и системы их управления.
Другой целью, достижение которой возможно при разработке бизнес-процессов, является повышение качества продукции (услуг, продукта) на основе теории всеобщего управления качеством (Total Quality Managment — TQM). Один из лидеров в области качества Джозеф Джуран предположил, что ХХ век историки назовут веком производительности, а ХХI — веком качества.
Деятельность по совершенствованию бизнес-процессов является разнонаправленной, но она должна отвечать принципам TQM:
— регулярное отслеживание изменений в деятельности организаций, способных оказать влияние, как на концепцию качества, реализуемую организацией, так и на систему контроля качества;
— существование достаточно проработанного плана непрерывного совершенствования TQM, как организации в целом, так и всех участков ее деятельности, в том числе и вспомогательных, обслуживающих;
— заинтересованность и вовлеченность всех сотрудников организации в реализацию концепции;
— отслеживание и предотвращение «внешних угроз» для организации;
— наличие необходимых и достаточных финансовых ресурсов, связанных с поддержанием необходимого уровня качества;
— постоянная поддержка системы управления качеством;
— достаточное документирование процессов управления качеством и их анализ;
— поддержание обратной связи с потребителями работ (услуг) организации. | | |  | | Рис. 2. Алгоритм контроля и совершенствования бизнес-процесса |
Понятие «качество» очень разнообразно. Наиболее распространенными являются требования качества, установленные МС ИСО серии 9000. Система управления процессами обеспечивает возможность построения в организации системы менеджмента качества в соответствии с требованиями международного стандарта ИСО ISO 9001:2000. Учитывая сложность и многоплановость понятия «качество», остановимся только на основных аспектах данного направления.
В соответствии со стандартом ИСО 9001 «Система менеджмента качества. Требования» качество — это степень, с которой совокупность собственных характеристик выполняет требования [1]. Достижение целей осуществляется при соблюдении принципов, стандартами к которым в частности относится постоянное улучшение. Принцип постоянного совершенствования лежит в основе всех известных концепций управления бизнес-процессами.
Алгоритм контроля и совершенствования бизнес-процесса представлен на рис. 2. Отметим, что данный алгоритм не будет верным по процессам, которые определяются по принципу «точно в срок».
Для того чтобы процесс можно было улучшить он должен быть повторяемым и измеряемым. Вопросы управления бизнес-процессами широко рассматриваются в производственной деятельности и значительно реже в деятельности по оказанию услуг, созданию нематериальных продуктов или дополнительных (вспомогательных) направлений деятельности. В перспективе, как было, сказано выше, бизнес-процессы должны рассматриваться как сквозные, без разделения на виды деятельности. Измерение процесса в бухгалтерском учете достаточно сложно. К показателям измерения можно отнести следующие критерии:
— отсутствие нареканий со стороны потребителей учетной информации,
— длительность учетной процедуры и т.п.
В условиях существующей конкуренции, обострившейся в период финансового кризиса, для выживания современные компании должны заниматься совершенствованием своей деятельности постоянно. В современной практике существуют различные инструменты повышения конкурентоспособности бизнеса. Выделим инструменты, элементом которых являются бизнес-процессы — это бенчмаркинг, реинжиниринг, процессно-ориентированное управление, всеобщее управление качеством, внедрение аутсорсинга и т.п. Рассмотрим кратко их взаимосвязь с бизнес-процессами.
Бенчмаркинг — сравнение различных процессов в собственной организации с лучшими методами организации производства в иных субъектах. В ходе сравнения выявляются отклонения, как в лучшую, так и в худшую стороны. Идея проведения бенчмаркинга основана на концепции заинтересованных сторон. Основой проведения сравнения могут быть разные базы сравнения, среди которых и бизнес-процессы.
Реинжиниринг — фокусирование на радикальных улучшениях, позволяющих резко повысить качество, уменьшить длительность цикла (например, бизнес-процесса), уменьшить издержки посредством кардинального изменения процессов, являющихся элементами бизнес-процессов.
Аутсорсинг — передача на длительный срок в целом или частично функций или бизнес-процессов партнерам на возмездной основе с целью повышения эффективности деятельности организации. Аутсорсинг развивается в разных сферах функционирования бизнеса, например, «аутсорсинг бизнес-процессов» может характеризовать комплекс второстепенных технологических процессов, состав которых постоянно меняется. Чаще всего в этот комплекс входят такие процессы как: бухгалтерский учет, снабжение, начисление и учет заработной платы, внутренний аудит, исчисление налогообложения и ряд иных аналогичных процессов.
Зародившись в древнем мире, учет как функция управления с течением времени обособляется. Наиболее распространенной формой обособления учета является аутсорсинг, который следует рассматривать как современный метод создания эффективных компаний в условиях жесткой конкуренции. В России развивается такое направление аутсорсинга, как возложение непрофильной деятельности на стороннюю организацию. И хотя основным побудительным мотивом при передаче ведения бухгалтерского учета сторонним организациям в Российской Федерации является снижение налогового бремени, это одновременно ведет к снижению издержек организации. При более грамотном подходе к аутсорсингу, а именно, передаче сторонним организациям учетных бизнес-процессов, его использование является инструментом повышения конкурентоспособности бизнеса.
Таким образом, стандартизация бизнес-процессов в бухгалтерском учете является важным инструментом повышения качества учетной информации и эффективности деятельности организаций. |
| |
|
|
