|
| | | | Проблемы современной экономики, N 2 (94), 2025 | | | | ЭКОНОМИКА, УПРАВЛЕНИЕ И УЧЕТ НА ПРЕДПРИЯТИИ | | | |
| | Пименова А. Л.
профессор кафедры бухгалтерского учета, анализа и аудита
Санкт-Петербургского государственного экономического университета
доктор экономических наук
Артамонова О. С.
магистрант Санкт-Петербургского государственного экономического университета
Пименов Д. Д.
магистрант Санкт-Петербургского государственного университета промышленных технологий и дизайна
Янковский А. Б.
магистрант Санкт-Петербургского государственного экономического университета
| | | | В статье рассмотрены основные элементы системы внутреннего контроля расчетов с персоналом по оплате труда и методы ее совершенствования. Уточнены цели и задачи системы внутреннего контроля в рамках повышения эффективности управления предприятием. В работе раскрыт порядок проведения контрольных процедур, направленных на выявление и снижение рисков искажения финансово-экономических показателей в части: начисления заработной платы, расчета отпускных, социальных выплат, удержаний, начисления налогов и взносов. Авторами разработаны и представлены основные положения методического обеспечения осуществления внутреннего контроля, в том числе Матрица рисков и контрольных процедур, которая имеет практическое значение для повышения эффективности управления персоналом организации. В заключение обобщен передовой опыт по совершенствованию системы внутреннего контроля процесса «кадры и оплата труда». | | Ключевые слова: аудит, заработная плата, система внутреннего контроля, учет, трудовое законодательство | | УДК 657.6 Стр: 102 - 106 |
Расходы на оплату труда персонала составляют значительную часть в структуре затрат предприятий, поэтому вопросы формирования и эффективного функционирования системы внутреннего контроля (СВК) хозяйствующего субъекта относительно данной статьи расходов остаются актуальными всегда. Контроль расчетов с персоналом по оплате труда является одной из важнейших функций управления организацией. Неправильная классификация и распределение затрат на рабочую силу могут привести к существенному искажению финансовых показателей организации, а также значительные средства могут быть потеряны вследствие неэффективной работы бухгалтерской службы или мошеннических действий как работников, так и ответственных лиц. Само понятие «системы внутреннего контроля» раскрыто в Информации Минфина России N ПЗ-11/2013 «Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности» и в Международном стандарте аудиторской деятельности 315 «Выявление и оценка рисков существенного искажения», в котором представлено следующее определение: СВК это — «система, разработанная, внедренная и поддерживаемая лицами, отвечающими за корпоративное управление, руководством и другими сотрудниками для обеспечения разумной уверенности в достижении целей организации в отношении надежности процесса подготовки финансовой отчетности, эффективности и результативности операций, а также соблюдения применимых законов и нормативных актов».
Интерес к исследованию темы формирования, внедрения и совершенствования системы внутреннего контроля обуславливается ее важнейшей ролью в сфере управления хозяйственной деятельностью предприятия, что подтверждается работами отечественных и зарубежных авторов, таких как Р.А. Алборов, В.В. Бурцев, А.В. Газарян, Ю.А. Данилевский, А.В. Крышкин, А.К. Макальская, Р. Монтгомери, Б.Н. Соколов, Е.Ю. Селезнева, В.И. Подольский, С.Ю. Ракутько, В.П. Суйц, М.Я. Штейнман, Р. Адамс, А. Аренс, Д. Робертсон, С.О. Шохин, Л.В. Юрьева и др.
Многие авторы предлагали различные определения системы внутреннего контроля, например, Соколов Б.Н. пишет, что СВК — система, организованная в интересах собственников и руководителей, которая регламентирована внутренними документами компании [2]. Современная трактовка СВК претерпевает значительные изменения за последние годы. Если в предыдущие десятилетия акцент делался на регламентацию процессов, то в соответствии с концепцией Комитета организаций-спонсоров Комиссии Тредвея (COSO), система контроля рассматривается как интегрированный механизм, включающий гибкие контрольные среды, адаптирующиеся к изменениям законодательства, динамическую оценку рисков с применением прогнозной аналитики, автоматизированные контрольные процедуры, цифровые платформы коммуникации и непрерывный мониторинг [3].
Таким образом, цель создания и внедрения системы контроля расчетов с персоналом по оплате труда можно сформулировать следующим образом — выявление и устранение рисков, связанных с неэффективным выбором системы оплаты труда и методики расчета затрат, возможных недобросовестных действий сотрудников, несоответствия финансовых показателей актуальному законодательству и локальным нормативным актам (ЛНА), а также повышение эффективности управления персоналом предприятия.
Как показывает опыт, для осуществления контрольных мероприятий организация может пригласить аудиторскую компанию, создать службу (отдел) внутреннего аудита, а также создать подразделение внутреннего контроля. Аудиторская организация, как известно, проводит обязательный аудит бухгалтерской (финансовой) отчетности предприятий, в соответствии с требованиями Федерального закона от 30.12.2008 №307-ФЗ [4], или инициативный аудит, который прямо не регулируется российским законодательством, однако в ходе его проведения аудиторы следуют нормам российского законодательства, в том числе обязаны выполнять все требования Международных стандартов аудита (МСА). Инициативный аудит хозяйствующие субъекты проводят добровольно с целью проверить достоверность информации в бухгалтерском учете и отчетности и, конечно, возможно проведение инициативного аудита только в рамках подтверждения операций, связанных с оплатой труда.
Служба внутреннего аудита, согласно МСА 610 «Использование работы внутренних аудиторов», — это подразделение компании, основной целью которого являются «оценка и повышение действенности процессов корпоративного управления организацией, управления рисками, а также процессов внутреннего контроля» [5]. Внутренний аудит необходим для повышения эффективности работы и развития компании, он проводится по инициативе собственников компании и, как правило, закреплен учредительными документами экономического субъекта. Одним из объектов внутреннего аудита является система внутреннего контроля, где особое место занимает проведение проверки процесса, который можно обозначить как «кадры и оплата труда».
Структура внутреннего контроля, согласно Информации Министерства Финансов Российской Федерации и МСА 315 «Выявление и оценка рисков существенного искажения», состоит из пяти взаимосвязанных компонентов, каждый из которых важен для создания и поддержания эффективной системы контроля, в т. ч. осуществляемому по процессу «кадры и оплата труда» [6; 7]:
– контрольная среда (система принципов и стандартов организации, которые формируют понимание внутреннего контроля и определяют требования и подход к его реализации, отражает управленческую культуру компании и влияет на отношение сотрудников к контролю);
– оценка рисков (анализ потенциальных рисков и принятие мер по их минимизации через создание контрольной среды, контрольных процедур и информирование персонала);
– контрольные мероприятия (действия, которые нацелены на минимизацию рисков, оказывающих воздействие на достижение целей компании);
– информация и коммуникация (данный компонент направлен на получение информации, необходимой для качественной работы системы внутреннего контроля и достижения целей экономического субъекта, а также передача полученной информации для принятия управленческих решений и внутреннего контроля);
– мониторинг, оценка внутреннего контроля (компонент направлен на анализ элементов, перечисленных выше, чтобы определить эффективность работы СВК, разработать и внести своевременные изменения в систему при возникновении такой необходимости.
Построение и внедрение системы внутреннего контроля по процессу «кадры и оплата труда», по нашему мнению, напрямую связаны с задачами, которые ставятся в целях ее создания и на начальном этапе должны быть четко определены. К таким задачам, как правило, относят следующие.
1. Контроль соблюдения условий оплаты труда в части законодательных актов, ЛНА экономического субъекта, в том числе: регулярный мониторинг изменений нормативных актов, что позволит избежать ошибок, связанных с невыполнением новых требований.
2. Проверка наличия и соответствия законодательству графика документооборота и первичных документов, которые включают: трудовые договоры, приказы о приеме на работу, табели учета рабочего времени, расчетные листки и др., т.к. неправильное оформление документов или их хранение может привести к существенным ошибкам в расчетах с персоналом по оплате труда, формировании себестоимости продукции и проблемах при проверках Федеральной налоговой службы, других государственных органов.
3. Проверка соответствия трудовому и налоговому законодательству удержаний из заработной платы: подтверждение правильности всех удержаний (НДФЛ, алименты, штрафы и др.) на соответствие ст. 137 и 198 ТК РФ [8] и Главе 23 НК РФ [9], включая корректность применения всех видов налоговых вычетов и соблюдения предельных размеров удержаний (не более 20–50% от суммы заработной платы в зависимости от оснований).
4. Мониторинг соответствия начисленных сумм заработной платы, различных выплат и удержаний, например, путем сверки с табелями учета рабочего времени, ЛНА, трудовыми договорами, регистрами бухгалтерского учета.
5. Контроль расходов на социальное страхование сотрудников: корректность исчисления и перечисления всех видов страховых взносов в Социальный фонд России, включая своевременность уплаты, правильность применения тарифов и соответствие отчетности (Расчет по страховым взносам, ЕФС-1, уведомления об исчисленных суммах налогов, авансовых платежей по налогам, сборов, страховых взносов) первичным документам.
6. Оценка эффективности расходов на оплату труда персонала: анализ соотношения фонда оплаты труда к выручке или прибыли компании, сопоставляются средние зарплаты с рыночными показателями, выявляются перерасходы или необоснованные выплаты (например, избыточные премии при снижении KPI).
7. Анализ синтетического и аналитического учета: корректность отражения операций в бухгалтерском учете (счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 68 «Расчеты по налогам и сборам», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению, 96 «Резервы предстоящих расходов»), включая сверку оборотов по счетам с данными первичных документов, выявление ошибок в разноске по подразделениям/сотрудникам.
Положения Учетной политики организации в части оплаты труда сотрудников служат основой для построения эффективной системы внутреннего контроля. Поэтому, будет логичным рассмотрение ключевых аспектов учетной политики и их дальнейшее влияние на формирование СВК. По нашему мнению, к таким аспектам следует отнести:
1) методология расчетов с персоналом:
– выбранные методы расчета заработной платы за первую половину месяца (например, компания может начислять за первую половину месяца 40–50% оклада или же рассчитывать заработок за отработанные дни с 1 по 15 число месяца);
– порядок формирования резервов на оплату отпусков и премий (например, для расчета резервов на оплату отпусков существует 2 наиболее часто применяемых метода: налоговый (нормативный) метод и метод МСФО; организация самостоятельно выбирает метод и закрепляет его в учетной политике);
– принципы распределения фонда оплаты труда по центрам финансовой ответственности.
2) технические аспекты:
– формы первичных учетных документов (могут использоваться как унифицированные формы, так и формы, разработанные организацией самостоятельно);
– графики документооборота;
– правила внесения исправлений в документы.
С целью повышения эффективности работы системы внутреннего контроля, в положениях учетной политики организации возможно заранее предусмотреть:
1) детализацию процедур:
– алгоритм расчета каждого элемента заработной платы;
– правила округления сумм выплат (например, некоторые организации могут при расчете заработной платы округлять суммы до целого числа);
– порядок пересчета при изменении законодательства.
2) контрольные механизмы:
– требования к многоуровневой проверке расчетов с персоналом;
– правила хранения и защиты персональных данных;
– процедуры выявления и исправления ошибок.
Грамотно составленные элементы учетной политики в сфере расчетов с персоналом по оплате труда способствуют снижению рисков ошибок, ускоряют контрольные процедуры и снижают налоговые риски для хозяйствующих субъектов.
Проверка СВК в сфере расчетов по оплате труда требует системного подхода, т.е. контроль расчетов с персоналом рассматривается как совокупность взаимосвязанных элементов, обеспечивающих полноценную проверку, работу и развитие устоявшейся системы [10]. Широко распространено такое понятие, как «матрица рисков и контролей». Подобная Матрица помогает структурировать процесс контрольных процедур, минимизировать риски пропуска существенных нарушений и повысить эффективность проверки, а также позволяет охватить все аспекты расчетов с персоналом: определяет системный подход к проверке, снижает вероятность пропуска существенных нарушений [11].
Исходя из проведенного исследования, попробуем сформировать и раскрыть возможный вариант Матрицы рисков и контрольных процедур, направленных на проверку расчетов с персоналом по оплате труда. Результаты представлены в табл. 1.
Таблица 1
Матрица рисков и контрольных процедур| Контрольная точка | Потенциальные риски | Документы-основания | Методы проверки |
|---|
| Начисление окладной части заработной платы | – выплаты несуществующим сотрудникам;
– несоответствие окладов штатному расписанию. | – штатное расписание;
– трудовые договоры;
– приказы о приеме на работу. | – сверка ФИО в платежных ведомостях с кадровыми документами;
– проверка соответствия окладов данным штатного расписания. | | Расчет переменной части заработной платы | – завышение сдельных расценок;
– необоснованные премии;
– ошибки в расчетах KPI. | – наряды на сдельную работу;
– Положение о премировании;
– приказы о премировании. | – пересчет сдельных начислений по утвержденным расценкам;
– проверка обоснованности премий согласно положению о премировании;
– анализ соблюдения методики расчета KPI. | | Удержания из зарплаты | – неправомерные удержания;
– нарушение лимитов удержаний (ст. 138 ТК РФ). | – исполнительные листы;
– приказы о взысканиях;
– заявления работников на добровольные удержания. | – проверка правильности расчета удержаний (НДФЛ, алименты и др.);
– контроль соблюдения лимита по ст. 138 ТК РФ;
– сверка сумм удержаний с первичными документами. | | Налоговый учет | – занижение налоговой базы;
– ошибки в расчете страховых взносов и НДФЛ по новым ставкам в 2025 г. | – расчетные ведомости;
– регистры налогового учета;
– отчеты в ИФНС и СФР. | – пересчет НДФЛ и взносов по актуальным ставкам;
– проверка включения всех положенных выплат в налогооблагаемую базу;
– сверка данных с отчетностью в контролирующие органы. | | Расчет сумм отпускных средств | – ошибки в расчете среднего заработка;
– нарушение сроков выплаты, прописанных в ст. 136 ТК РФ | – приказы о предоставлении отпуска;
– табели учета рабочего времени;
– расчетные ведомости. | – пересчет среднего заработка согласно Постановлению №922 [12];
– проверка соблюдения 3-дневного срока выплаты. | | Оплата сверхурочных часов работы | – отсутствие применения повышенной ставки при оплате;
– отсутствие приказов и согласия работников на сверхурочную работу за исключением случаев, предусмотренных ст. 99 ТК РФ. | – табель учета рабочего времени;
– приказы на сверхурочную работу;
– согласие работников на сверхурочную работу;
– Положение об оплате труда. | – проверка применения коэффициента 1,5 и 2,0 при расчете оплаты за сверхурочные часы работы;
– контроль наличия письменного согласия работника;
– сверка часов с производственными отчетами. | | Компенсации при увольнении работника | – неверный расчет среднего заработка для расчета компенсации;
– неверный расчет необлагаемой НДФЛ и взносами части компенсации. | – приказ об увольнении;
– соглашение о расторжении трудового договора (при необходимости);
– расчетные листки;
– трудовой договор. | – пересчет компенсации за неиспользованный отпуск;
– проверка выплаты выходного пособия в установленные сроки;
– контроль включения всех выплат в расчет. |
Как известно, одной из основных проблем в части начисления заработной платы и кадрового учета, являются риски, связанные с потенциальными недобросовестными действиями сотрудников организации различного уровня управления, например, в виде несанкционированных выплат уволенным сотрудникам или выплаты заработной платы без выполнения работы. МСА 240 «Обязанности аудитора в отношении недобросовестных действий при проведении аудита финансовой отчетности» дает следующее определение данному понятию: «умышленные действия одного или нескольких лиц из числа руководства, лиц, отвечающих за корпоративное управление, сотрудников или третьих лиц, совершенные при помощи обмана для получения неправомерных или незаконных преимуществ» [13]. В табл.2 систематизированы контрольные процедуры, направленные на снижение рисков недобросовестных действий в части оплаты труда и кадрового учета.
Таблица 2
Риски недобросовестных действий и контрольные процедуры| Риск недобросовестных действий | Контрольные процедуры |
|---|
| Несуществующие или уволенные сотрудники | Отслеживание записей в документах начисления заработной платы и в отделе кадров, чтобы определить, действительно ли сотрудники были наняты в течение периода начисления заработной платы.
Выбор нескольких файлов из кадровых документов о сотрудниках, которые были уволены в текущем году, чтобы определить, получил ли каждый из них свое выходное пособие в соответствии с политикой компании;
изучение документов по расчету заработной платы за последующий период, чтобы убедиться, что сотруднику больше не выплачивается заработная плата. | | Фиктивное депонирование заработной платы | Запрос на внезапную выплату заработной платы, при которой каждый сотрудник должен получить и расписаться в получении в присутствии руководителя и аудитора;
проверка депонированной заработной платы, чтобы определить, не является ли она поддельной. | | Завышенное количество отработанных часов | Сверка количества отработанных часов в соответствии с платежной ведомостью, табелем учета рабочего времени и пр. документами, которые могут подтвердить количество отработанных часов сотрудником. |
Как показывает практика работы аудиторских организаций по подтверждению показателей бухгалтерской (финансовой) отчетности, система внутреннего контроля имеет особое значение в формировании достоверных показателей всей финансово-хозяйственной деятельности экономических субъектов и порой является определяющей в части повышения эффективности принятия управленческих решений, поэтому совершенствование ее компонентов является важнейшей задачей руководства предприятий. Относительно оптимизации осуществления контроля по процессу «кадры и оплата труда», по нашему мнению, следует обратить особое внимание на установление эффективных процедур авторизации расчета заработной платы, которые гарантируют, что все операции должным образом проверяются и утверждаются до выплаты. Внедрение многоуровневого процесса авторизации помогут руководству предприятия значительно снизить риск ошибок, несанкционированных платежей и, соответственно, недобросовестных действий с финансовыми ресурсами организации. В основе формирования многоуровневого процесса авторизации рассматриваются, прежде всего, подробные критерии утверждения и начисления различных выплат сотрудникам. Эти критерии могут охватывать различные аспекты, связанные со спецификой деятельности хозяйствующего субъекта, расчета заработной платы, например, такие как сверхурочные, бонусы и вычеты. В рамках совершенствования процедур авторизации начисления заработной платы, возможно использование работы внешних и внутренних аудиторов.
В целом, проводя исследование относительно повышения качества работы СВК по процессу «кадры и оплата труда», следует обратить внимание на следующие способы и методы:
– определение контрольных точек — этапы, на которых данные подвергаются проверке на соответствие установленным критериям, например, перед выплатой заработной платы проверяют, что сумма начислений соответствует данным табеля учета рабочего времени;
– регулярные сверки с отчетностью: данные отчетов проверяют на соответствие данным начисленной и выплаченной заработной платы, НДФЛ и взносов, это позволяет выявить расхождения и устранить их до сдачи отчетности в контролирующие органы и начала проведения проверок с их стороны;
– обучение сотрудников: регулярное обучение сотрудников, ответственных за расчет заработной платы, помогает снизить количество ошибок;
– анализ рисков: регулярный анализ рисков позволяет выявить слабые места и принять меры для их устранения;
– автоматизация процесса расчетов: использование современных программных решений позволяет минимизировать ошибки и ускорить процесс расчетов. Обеспечение точности данных о заработной плате является фундаментальным аспектом, процесс начинается с тщательного ввода данных, при котором вся информация, начиная с рабочего времени сотрудника и заканчивая удержаниями налогов, должна быть введена правильно и своевременно. Использование автоматизированных систем поможет значительно снизить количество ошибок, связанных с человеческим фактором;
– разделение обязанностей — фундаментальный принцип расчета заработной платы, направленный на распределение обязанностей между разными сотрудниками для снижения риска ошибок и мошенничества; в хорошо структурированной системе расчета заработной платы обязанности по подготовке, утверждению и выплате заработной платы должны быть возложены на разных сотрудников.
Система внутреннего контроля расчетов по оплате труда — это важный инструмент для обеспечения точности, прозрачности финансово-экономических показателей и соответствия деятельности хозяйствующего субъекта законодательному и нормативному регулированию Российской Федерации. В целях оптимизации работы системы используются методы двойной проверки, автоматизированные проверки, анализ рисков и регулярное обучение сотрудников. Внедрение подобных подходов позволяет минимизировать ошибки, снизить риски, увеличить доверие сотрудников к системе расчетов и, соответственно, в целом повысить показатели эффективности деятельности предприятия. |
| |
|
|
|
